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2023年3月20日
札内コミュニティプラザ 幕別町役場札内支所
お金を扱う窓口でPOSレジと自動釣銭機を導入。人的ミスを未然に防ぎ、業務の効率化とスムーズな対応を実現
スポーツが盛んな地方自治体が窓口業務の効率化を推進 幕別町役場 札内支所 住民課住民係 係長 西明(さいみょう)正博氏

北海道の十勝平野のやや南側に位置する幕別町。「パークゴルフ」発祥の地、「ナウマン象」の化石骨が発掘された地として知られています。パークゴルフは、専用のクラブ1本とボール1個で気軽にゴルフが楽しめるスポーツ。幕別町の職員が、どの世代も気軽に楽しめ、公園に来る人が増えるようにと考案し、町内には大小いくつものコースがあります。

幕別町は、もともとスポーツ施設が充実しており、女子スピードスケートの髙木姉妹をはじめ、女子陸上短距離走の福島選手など、8人のオリンピック選手を輩出しています。それに伴い、地方創生プロジェクトとして、数年前からオリンピアンの町づくりを推進。合宿の誘致やオリンピック選手と町民との交流の場を増やすなど、さまざまな施策を展開しています。

幕別町は、2006年に忠類村と合併し、現在の人口は約26,000人です。基幹産業は農業で、近年は農業技術の進歩もあり、天候の影響も小さく、高い農業産出額を維持し、税収は比較的安定しているそうです。そうした中、幕別町役場 札内支所 住民課住民係 係長の西明(さいみょう)正博氏は、町民の窓口業務の効率化にも注力しています。

「幕別町には幕別町役場のほかに、幕別町役場忠類総合支所と幕別町役場札内支所を設置し、住民の利便性を高めています。このうち、幕別町役場札内支所の利用者が最も多く、税金や各種証明書の手数料を徴収する窓口業務の効率化を図ることが大きな課題でした」(西明係長)

幕別町役場札内支所
館内の様子

札内コミュニティプラザ 幕別町役場札内支所は、「町民の憩いの場」「災害時の避難場所」「役場の支所機能」としての役割があります

窓口業務でPOSレジと自動釣銭機を有効活用

幕別町役場札内支所は、町税や水道料などを取り扱っている税金用の窓口と、住民票などの証明書を発行する際に必要となる手数料用の窓口を設置しています。税金用の窓口は、東芝テック製のプリンタ一体型POSターミナル「WILLPOS-Mini」とグローリー社製の硬貨釣銭機「RT-200」と紙幣釣銭機「RAD-200」をいち早く導入して運用しています。

一方、手数料用の窓口は、簡易的なPOSレジのみを導入し、ドロワーによる釣銭の手渡しを行っていました。同支所のエリアには、幕別町の町民の多くが居住しており、手数料用の窓口で取り扱う金額が年々増加してきました。

そこで、税金用の窓口のPOSレジと自動釣銭機の保守契約が切れるタイミングでシステムを刷新。手数料用の窓口にも自動釣銭機を新たに導入することになりました。その主な導入の目的は、釣銭の間違いを未然に防ぎ、窓口業務をより円滑に行える環境を整備することでした。

「人の手で釣銭を渡すと、間違いが起きる恐れがあり、一人当たりの接客時間も長くなります。折しもコロナ禍なので、感染防止の観点からも、極力人の手を介さずにスムーズに接客できるようにしたかったのです」(西明係長)

その後、十分に検討したうえで、最終的に導入したのが、東芝テック製のプリンタ一体型POSターミナル「WILLPOS-Mini QT-200」と、グローリー社製の硬貨釣銭機「RT-300」と紙幣釣銭機「RAD-300」でした。

「WILLPOS-Mini QT-200」と自動釣銭機

新たに導入した「WILLPOS-Mini QT-200」と自動釣銭機

「WILLPOS-Mini」と自動釣銭機

以前から運用していた「WILLPOS-Mini」と自動釣銭機

「従来の窓口業務のオペレーションを極端に変えたくなかったので、以前から使い慣れていた東芝テックの製品を選定しました。その際、他のメーカーの事例も調べましたが、今回導入したPOSレジと自動釣銭機の組み合わせが役場のニーズにマッチし、一番使いやすそうでした」(西明係長)

釣銭ミスの心配がなくなり、職員のマネーストレスを緩和

新システムは、2020年12月に本稼働をスタート。その際、POSレジ側で税金や各種料金などの分類設定が必要となります。しかし、設定変更は簡単に行える仕様になっているので、特にトラブルが生じることなく、短期間でスムーズな導入を実現しています。

「POSレジと自動釣銭機が連動しているので、納入通知書に記載されているバーコードをスキャンして現金を入れれば、自動的にお釣りが出てきます。そのため、特別な操作研修は必要ありません。窓口業務の職員が人事異動で代わっても、誰でもすぐに使えるようになるので、導入後に困ることはほとんどありません」(西明係長)

実際に2年近く運用を続けて実感している導入効果は、釣銭を間違えて手渡す心配がなくなり、窓口業務の職員のマネーストレスが大きく緩和されたことです。同時に、一人当たりの接客時間も短縮され、窓口業務が以前よりも円滑に行えるようになりました。

「税金や各種料金を納める時期はある程度決まっているので、そのときは窓口業務も忙しくなりますが、通常は、今回導入したシステムが1台あれば、十分対応できます。人的ミスが生じる心配がないので、町民の貴重な納付について、安心して取り扱うことができます」(西明係長)

現在、幕別町の役場の窓口で税金や各種料金などの支払いができるのは、現金のみです。しかし、将来的には、窓口業務で電子マネーに対応することも視野に入れています。

「大規模な地方自治体では、キャッシュレスサービスをいち早く導入しているところもありますが、その分運用コストもかかるので、現在は現金のみに対応しています。しかし、町民の中には、スマートフォンを持参してキャッシュレスで支払いたいという方もいらっしゃるので、いずれは対応しなければならない課題です。そのときには、メーカーさんと相談しながら、最適な環境を整えたいです」(西明係長)

今後も幕別町では、時代のニーズに柔軟に対応しながら、役場の業務効率化と住民サービスの向上に努めていく考えです。

窓口業務の様子

現在、窓口業務のオペレーションは、POSレジと自動釣銭機をセットにした2台体制で運用しています

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