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文書はどうしてこんなに早く増えるの?

3月、異動やオフィスの移転で文書の整理に追われている人もいるかもしれませんね。「どうしてこんなに?」と思うくらい、知らないうちに文書は増えてしまいます。片付けるより、増えるスピードの方が早いのはなぜでしょう?ひと味違う文書管理、いっしょに考えてみませんか?

目次
  1. 知らないうちに増える保管文書のナゾ
  2. 「保管」と「保存」の違いは?
  3. まとめ

知らないうちに増える保管文書のナゾ

日々の業務を続けるだけで、文書はどんどんたまっていきます。たまった文書をそのままにしておくと、1年後には不要な文書があふれてしまいます。

「必要になるかもしれないから」

「次の企画の参考になるはずだから」

こうして、結果的には使われなかった文書が、事務所のキャビネットや机に入れっぱなしになっていくのです。

「発生」から「廃棄」までの文書のライフサイクル

文書には、「発生」から「伝達」、「廃棄」までのライフサイクルがあります。文書管理の規定では、「発生」から「伝達」、「活用」くらいまでのステップは重視しているようですが、「保管」以降があいまいになる傾向があるようです。

共有するべき文書が個人管理になっていたり、保存期間を過ぎた文書がスペースを圧迫していたりすることは、よく耳にします。

「保管」と「保存」の違いは?

文書の「保管」と「保存」の区別がうまくいかないと、文書がどんどん増えていくことになりかねません。文書のライフサイクルでは、よく使うファイルは「保管」し、あまり使われないファイルは「保存」すると位置づけています。「保存」対象の文書がオフィス内のキャビネットに置いてあると、オフィススペースを圧迫することになります。

どんな文書なら「廃棄」していいのでしょうか

共有文書なら社内ルールに従う必要がありますが、個人管理の文書なら「半年間使わなかった文書は廃棄」など、自分に合ったルールで運用すればOK。

例えば、会計伝票類の控え、成果物ができたあとの資料などです。文書を保管するときに廃棄時期も書いておくと、あとから迷わずに済みます。

捨てられないのは愛着があるから

不要な文書を保管しているとキャビネットスペースを圧迫します。保管にはコストも必要です。

もしかすると文書に愛着がわいているのかもしれませんね。もう使わなくなった旅行ガイドブックでも、旅の思い出があるので捨てられない、そんな感覚かも。「それはよくわかるけど、でも......」

スキャンして電子化、必要なら再印刷

そんな時は、スキャンしてデータ化するのがいちばんです。スキャンしておけば、必要ならもう一度印刷すればいいだけ。OCR処理をしておくと、文書の検索もスピーディです。

一定期間だけ使用する文書の印刷にLoops LP50シリーズを使って「消せるブルートナー」で印刷、消色装置Loops RD301で消色と同時に資料をスキャン。スキャンデータを、サーバーやPCに保存すれば、文書をもっと自由に活用できます。

まとめ

いかがでしたか?
春から心機一転、スッキリとした机まわりでスタートしませんか?

ハイブリッド複合機Loops(LP50シリーズ)と、消色装置(Loops RD301)を活用すれば、スマートな文書活用と用紙リユースが促進できます!

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