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ペーパーレス

知ってますか?ペーパーレス化のメリットとデメリット

ペーパーレス化は大きく3つのメリットがあります。1つ目はコスト削減、2つ目は生産性向上、3つ目はセキュリティの向上です。しかし日本ではなかなか進んででいないのが現状です。ここではペーパーレス化を推進する上でのポイントや、紙を併用しながら上手にコストを削減する方法について解説します。

目次
  1. ペーパーレス化は目的によって進め方が全く異なります!
  2. 目的別ペーパーレス化の3つのメリットとは?
  3. 他にもあるペーパーレス化で業務効率化できる部署
  4. しかしなかなか進まないペーパーレス化、大きな1つの課題とは?
  5. ペーパーレス化は目的に応じて紙を使い分けることがポイント

ペーパーレス化は目的によって進め方が全く異なります!

ペーパーレス化に取り組む企業が増えている

コスト削減や生産性向上、セキュリティ向上を目的に、ペーパーレスに取り組む企業が徐々に増えています。背景としては、
【法整備】
・紙媒体での保存が義務付けられていた多くの書類が、スキャニング画像でのデータ保存が容認される
・紙で受け渡しされていた領収書、請求書といった帳票のデジタル化される要件が緩和される
【行政支援】
・「IT導入補助金」の目的に「書類の電子化」(2018年度)が掲げられている
などの、行政の後押しから多くの企業がペーパーレスに取り組み始めています。
それでは、どのような企業が積極的にペーパーレスを推進しているのでしょうか。

例をあげると、
・建設工事請負等の契約に必要な印紙税の削減を目的に、電子契約を取り入れている(大手ゼネコン)
・作業の効率化・合理化を目的に電子契約を取り入れている(メガバンク)
というように、契約書の作成、管理に大きなコストを掛けている業界・業種が中心となり、推進をしているようです。

業種や部署によって目的が様々、進め方も異なるため目的別に整理

ただ、契約書の量が少ないから、自分の会社では関係がないと思うのは間違いです。

各企業の中でも、
・契約書が発生する法務
・各領収書や請求書の処理が発生する経理
・取締役会の議事録などを署名し共有する総務
・経費精算を行う営業

というように多くの部署でペーパーレス化により、紙代等の直接的なコストだけでなく、労働時間などの間接的なコストを効率化出来る可能性があります。ただ、ペーパーレスと一言でいっても、各部署によって必要なペーパーレスの機能が異なります。

・契約書が発生する法務は、印紙税の削減を目的とするため、電子契約を活用する
・各領収書や請求書の処理が発生する経理は、稟議システムと会計システムの連携
・取締役会の議事録などを署名し、共有する総務は回覧システム・タイムスタンプ
・経費精算を行う営業は、経費精算システムを活用する
というように、一概に部署や実現したいポイントによって、ペーパーレスの手段自体は大きく異なります。

目的別ペーパーレス化の3つのメリットとは?

ペーパーレス化におけるメリットは大きくは3つあります。
1つ目はコスト削減、2つ目は生産性向上、3つ目はセキュリティの向上です。
それでは一つ一つペーパーレス化のメリットについて詳細を見ていきましょう。

1.コスト削減

紙に関わるコストは様々です。
・前述で記載した紙の契約書で発生する印紙税コスト
・印刷代、紙代、インク代などのコピー機を利用することによるコスト
・用紙を管理、保管するための地代や倉庫費用
・紙を多くのメンバーに流通させるためのコスト
など、紙には様々なコストが掛かっています。しかし、上記の紙のコストはペーパーレス化を進めることにより、
・電子契約では発生しない印紙税
・紙の印刷、管理、流通コスト
を削減することが可能になります。

2.生産性向上

例えば、必要な書類を探して、探し出すのに10分掛かったという経験はないでしょうか?また確認が必要な書類の申請をして、許可をもらい担当者立ち会いのもと資料を確認するといった手続きを行った経験はあるでしょうか。とある調査では、生産性が0である「探す」という行為を年間150時間費やしているという調査があります。150時間というと、営業日で約19日分となり、約1ヶ月の営業日をほぼ「探す」行為に費やしていることになります。書類をペーパーレス化し、検索性を高めておけば「探す」という行為を効率化することが出来るとともに、許可が必要な書類に関しても閲覧環境に対して制限を掛けることで、複数人の時間を効率化することが可能になります。

3.セキュリティの向上

・書類をキャビネットに入れて、鍵をかける
・持ち出す際には、管理帳票に記名し、誰が利用したかを把握する
・担当者を立て、管理帳票に記載されたメンバーを照合し、閲覧ページを確認する
セキュリティを意識すればするほど、様々なコストをかける必要性が出てきます。ペーパーレス化により電子化してしまうと、該当ファイルの閲覧権限の設定、閲覧履歴の記録、確認といったことが可能になり、上記のようなコストを掛けずにかつ、人的ミスもなく、セキュリティを高めることが可能です。

上記の3つのようにペーパーレス化は企業にとって大きなメリットが存在します。

組織ごとでも、
・法務部であれば多くの印紙代を電子契約で削減できる
・経理部であれば、書類の紐付けや管理+稟議との整合性の時間コストを削減できる
・総務部であれば、印刷用紙のコストや、印刷コストを削減できる
というように、会社全体に対してコスト削減を狙うことができるのです。

他にもあるペーパーレス化で業務効率化できる部署

ビジネス現場におけるペーパーレス化は様々な業務に及びます。前述の法務、総務、経理などが扱う契約書、請求書、見積書といった保管が必要となる書類だけでは有りません。

例えば、
・営業会議のために資料を全員分プリントアウトする
・資料チェックをするために、印刷をする
・現場で受注のチェックをするために紙を印刷する
というように情報を伝えるために、様々なビジネス現場で紙が利用されています。ただ、紙であることによるデメリットも存在しています。

例えば、紙で回覧させる場合必要な情報が必要な方に伝わっていなかったということはないでしょうか。
・稟議書を上げても誰かで止まり、申請者は誰で止まっているかもわからず、確認に時間がかかる
・必要な情報の紙を紛失してしまい、該当情報が全くわからなくなる
というリスクも存在しています。また紙でチェックした用紙を提出するために物理的な時間を使って届けに行く、その紙を元に別の人が入力を行い、データ化するといった作業時間も発生し、情報を伝える媒体として紙を利用することは様々なコストが掛かってしまうのです。

ではペーパーレス化が実現されるとどうなるのでしょうか。
・誰が該当情報を確認、閲覧したかの記録が残る
・誰がいつ承認し、誰が承認をしていないのかといったプロセスも可視化される
・申請者が誰にアプローチをして承認プロセスを進められるか把握し、即対応できる
・受注チェクなどの作業はデータ化をせずにデータ化される
等が実現でき、今まで使っていた一連の作業時間が大きく削減できるのです。

しかしなかなか進まないペーパーレス化、大きな1つの課題とは?

今までお伝えしたとおり、ペーパーレス化はメリットが多く、企業として導入したほうが明らかに良いと言えるでしょう。ただ、メリットが多く、導入したほうが良いにも関わらず、
ペーパーレス化が進まない大きな要因として紙をベースにした業務フローをペーパーレスに適した業務フローに変えていく必要がある事が大きなボトルネックになっています。

例えば、
・紙のメリットとしては、一覧化された項目をチェックする
・外部の打ち合わせで紙の資料を使いながら、打ち合わせをする

等紙の方が処理しやすい・慣れている業務はまだまだ存在しています。紙の方が処理しやすい・慣れている業務に関しては、今までの経験から独自のチェック手法が存在しており、重要なポイントは何で、どのように何を確認することが、効率よくチェックを実現できるかが既に暗黙的に存在しています。そういった紙の特性を活かした業務を一気にペーパーレス化に切り替えてしまうと、一時的に生産性が下がってしまう場合もあります。

そのため、業務プロセスの重要なポイントを洗い出し、細かく細分化するとともに、紙を併用しながらペーパーレス化を進めていく必要性があるのです。

ペーパーレス化は目的に応じて紙を使い分けることがポイント

今までお伝えしてきたとおり、ペーパーレス化はコスト削減、生産性向上、業務効率化、セキュリティの向上と多くのメリットが存在しています。また何を目的にするかによって、クラウド上の業務支援系のツールを活用するのか、会計システムやERP等に連携するか。OCRの技術を活用しデータとして取り込むかなどの様々な選択肢が存在しています。

そういった複数の選択肢がある中で、適切なソリューションを選択するためには、適切に業務プロセスを理解し、細分化して必要なもの洗い出す必要性があります。

その中で、紙と併用しながら業務改善を行うほうが、効率化しやすいものが出てきます。紙が必要な業務が存在している中で、いかにコスト削減をできるのかということがポイントです。ペーパーリユースシステムのLoopsでは、使った用紙を繰り返し使用することで、紙の利用を最小限に抑えることができます。通常の複合機ができる「文書を残すための印刷」だけではなく、
・「文書をチェックするための印刷」を消せるトナーで印刷
・両面自動スキャンにより電子化してサーバーに保管
・両面同時に消色し、再利用可能な紙かどうかを分別
の機能で、ペーパーリユースを実現できるのです。

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