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環境対策

溶解処理で機密文書処分はこう変わる!環境対策からタダで利用できる最新サービスなどご紹介

溶解処理は焼却処理に比べて環境に優しく、セキュリティ対策も万全で様々な面でメリットがあります。ここでは溶解処理サービスの基本的な流れから、利用する際のポイントまで詳しく解説していきます。

目次
  1. 溶解処理とは?
  2. 環境に優しい溶解処理
  3. 最新の溶解処理サービス
  4. 溶解処理の前にできる様々なリサイクル方法

溶解処理とは?

ビジネスで発生する多くの機密文書やビジネス資料を廃棄する場合、どのような手段が思い浮かぶでしょうか?ビジネス資料を処理する場合、一般的に思いつくのは、シュレッダーにかける作業(破砕処理)ではないでしょうか。

ファイリングされているもの、ホッチキスやクリップされているもの一つ一つを外し、ファイルから出す作業を行い、シュレッダーに挿入する。これを部数分繰り返す。紙を廃棄するだけにも関わらず、多くの工数を使い、文書を廃棄するためだけに貴重な時間を使ってしまうのがシュレッダーに掛かってしまう作業です。

ただ時間がかかるからといって、情報漏洩を考えると手を抜くことができないのも確かです。シュレッダーにかけることは多くの手間がかかる一方で、機密文書の処理の重要なポイントであるセキュリティを維持しながら、時間も掛けずに廃棄する手段が、「溶解処理」という手段です。

溶解処理は、パルパーと呼ばれている機械に、機密文書が梱包された段ボール箱をそのまま投入。水と撹拌力でバラバラになるまで解します。投入された機密文書は読解不能かつ復元不能となり、情報は完全に抹消されます。機密文書を開封作業することなく、梱包したダンボールのまま溶解処理を行いますので、機密文書が他の人の目に触れる心配もありません。

それでは、これから溶解処理の様々なメリットやおすすめのサービスを紹介していきます。

環境に優しい溶解処理

以前は、機密文書やビジネス資料を廃棄する場合は、焼却処理が中心でした。

ただ焼却処理は問題が有り、紙を燃やすことでのCO2排出による温暖化や、焼却後灰となった文書類はそのまま埋め立て処分場にて地中に埋められ、再利用できないという問題を抱えていました。

一方で溶解処理では、廃棄された機密書類を解し、紙繊維に変えます。その紙繊維は製紙原料となり、ダンボール、更紙、再生紙などを製造することが可能になります。また、溶解処理は撹拌機と水で行っている為、焼却処理とは異なり、CO2や有害物質を排出することが少なく、溶解処理し、再生紙として製造することは、木材をパルプ化して製造する場合と比べて、トータルのCO2排出量を削減することができるのです。

更に、溶解処理後分別された金具やプラスチックファイル等を焼却処理する上で、焼却処理から得られた熱源を利用し再資源化に取り組むといった、生産活動における廃棄物を限りなくゼロに近づける循環型リサイクルに取り組んでいる企業も存在しています。

このように溶解処理は、機密文書やビジネス資料の廃棄の手法としては、環境に配慮されている廃棄方法であると言えるのです。

最新の溶解処理サービス

ここでは様々なメリットがある溶解処理の流れについて説明します。溶解処理サービスを利用するにあたり、企業に申し込んで頂く形になるのですが、選ぶ際のポイントとなるのが、

1.梱包作業
2.輸送及び運搬作業
3.証明書の発行
4.セキュリティ各種認証

という選ぶポイントが存在しています。
それでは一つ一つ見ていきましょう。

1.梱包作業

梱包用のダンボールや専用箱に企業側で機密文書、ビジネス資料を格納する形のサービスや、専用の鍵付きの回収ボックスを企業に設置してもらい、機密文書をそのまま専用ボックスに投入してもらい回収するような手法をとっている企業も存在しています。

梱包用のダンボールや専用箱だけでは間に合わないような従業員が多いオフィスなどは、大量の文書の廃棄処理が可能な専用鍵付きの回収ボックスが企業としても使われやすいというように、企業の機密文書の廃棄量等によって最適なサービスが変わってくるようです。

2.輸送及び運搬作業

溶解処理の運送に関しては、様々な運送業者もサービスを提供しています。ただ他の荷物と混載される為、万が一の事故、破損といった可能性も存在しています。安全性を重要視したい場合は、施錠密封した専用ケース、専用のトラックを利用することができるサービスも提供されています。

3.証明書の発行

ほとんどのサービスで提供されているようですが、溶解証明書というものがサービスの中に含まれています。溶解証明書とは、基本的には製紙メーカーなどの施設などにより溶解処理されたことを証明する証明書ですが、製紙メーカー以外から発行される溶解証明書だけでは不安だと思われる企業には、処理画像付きなどの証明書を出すサービスも存在しているようです。

4.セキュリティ各種認証

セキュリティ認証にはプライバシーマークや情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格である「ISO27001」といった様々な認証が存在しています。ただ、一つでも認証がされていれば必ず安心かと言われるとそうではありません。

例えばプライバシーマークは個人情報保護に特化したマネジメントシステムであるため、どのような情報に対してどの対象範囲で情報のセキュリティマネジメント対策を行っているかはセキュリティ認証によって異なります。どこまでの範囲でセキュリティマネジメント対策を行っているかをお願いする前に確認するようにしましょう。

上記の4点でも有りましたが、安全に処理されることを実現していくためには、細かく選定していく必要があります。ただし、拘れば拘るほど廃棄処理にかかるコストも大きくなるのが事実です。

そういった中で、無料で溶解処理のサービスを提供しているのが、「e-Pod Digial」です。
「e-Pod Digial」は、デジタルサイネージがついた鍵付きの回収ボックスを提供し、そのデジタルサイネージに広告出稿企業を募り、有料の溶解処理を無料に、その費用を広告売上で賄うモデルとなっています。企業にとってもメリットが大きく、経費削減・工数削減・SDGs実践企業としてPRが可能など様々なメリットを得られます。また前述の選ぶポイントのセキュリティ面としては、

・日本郵便が機密文書の輸送を行っている
・「溶解証明書」も発行されている
・提携している処理工場は24時間365日、入退館をカメラで監視されている

というようにセキュリティレベルを高く保ちながら処理を行ってくれるようです。

溶解処理の前にできる様々なリサイクル方法

前述の通り、大量の機密文書やビジネス資料の処理は、溶解処理が様々な面でメリットが存在しています。ただ溶解処理されるのは、本当に安全性が高い溶解処理をする必要がある文書ばかりでしょうか?

例えば、日常的な社内文書・確認用の資料などそもそも印刷をする必要がないものも多く含まれるのではないでしょうか。

知ってますか?ペーパーレス化のメリットとデメリットでご紹介したように、ペーパーレス化できる資料、一時的に印刷をした一時利用文書、要印刷で機密文書等、企業文書を分別し、必要のない紙を印刷しないようにしていく事がコストも環境にも最も良いはずです。

そういった中で東芝テックのペーパーリユースシステム「Loops」は印刷用紙の文字を消色して用紙を繰り返し使える複合機のため、紙の利用を最小限に抑えることができます。

一時的利用文書も機密文書と合わせて溶解処理を行うような悪循環ではなく、一時的利用文書は確認後、再度印刷用紙として利用することで、効率的に紙を活用し環境にも良いサイクルをつくる事ができるのです。

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