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ここが導入の難点!タブレットを使ったペーパーレス化の上手な進め方

コスト削減や生産性向上、セキュリティ向上を目的としてペーパーレス化に取り組む企業が増えています。今回は、ペーパーレス化の手段としてタブレット活用のメリット、デメリット、活用事例を紹介していきます。

目次
  1. ペーパーレス化を目的としたタブレット導入のメリット・デメリット
  2. タブレットの活用事例と効果
  3. タブレット導入がうまくいかない理由とは?
  4. 解決策!タブレットを使ったペーパーレス化の上手な進め方
  5. コロナ以降、オフィスでの紙の使い方はどう変わる?

ペーパーレス化を目的としたタブレット導入のメリット・デメリット

皆様の身近でもタブレットにふれる機会は格段に増えたのではないでしょうか。

例えば、大量の紙に記入し、申込みをしていた携帯電話の契約も、タブレットを利用して契約するという経験をした方もいらっしゃるのではないでしょうか。

タブレットはスマートフォンとは異なり、資料も見やすく、書き込みもできるといった、紙に近い感覚を備えているため、紙の資料をタブレットにそのまま移し、お客様に見せながら説明することもできます。

またタブレットでは動画の説明を加える事により細かい補足の説明も追加できるため、ビジネスシーンでは活用のしやすいものとなっているようです。

それではタブレット端末を利用にするとどのようなメリットがあるのでしょうか。キーとなるのは「書類の電子化」です。書面の電子化をしたことにより、多くのメリットが生まれているのです。

営業現場で説明をしている時に資料誤字で恥ずかしい思いをした経験はないでしょうか。また鞄の中の資料を探したり、持ってきたはずの資料がなく、口頭で説明したというような記憶はないでしょうか。

書類の電子化をしてしまえば、
・出先でも、ぎりぎりまで資料の修正ができる。
・更には簡単に検索して、資料を探し出せる。
・簡単に保存ができ劣化して文字が見えなくなったり、破れたりすることもない。
といったユーザビリティの観点から多くが解消します。またその他には、
・印刷コストや廃棄のコストの削減といったコスト面
・紙の紛失、漏洩によるセキュリティ面のリスクも排除できる点
というように「書面の電子化」は多くのメリットがあるのです。

では一方でデメリットはあるのでしょうか。
例えば、
・一覧性が悪く一度に複数資料を見ることができない。
・大きい紙で印刷するような比較表などの資料は分かりづらい。
・タブレットを使い慣れていないユーザーのラーニングコストがかかる
といったデメリットは存在していますが、組織や人材の状況、利用するシーンによっても導入するコストが変わりますので、どのようなコストがあるかを見極めた上で導入を進めていくことをオススメします。

タブレットの活用事例と効果

タブレットの特徴としては持ち運びがしやすさが挙げられます。例えば、外出先でタブレットを使って資料を見せる、契約書にサインをしてもらう、社内の会議で資料を確認する、動画を見せるなど、閲覧や確認がタブレットに適しているようです。

ではどのような効果が具体的に期待できるのでしょうか。今回は、タブレットを営業担当に配布し、出先の報告書やクライアントの契約書などをタブレットを活用することでどのような効果が生まれるかを見ていきます。

迅速な情報共有が可能

今までの業務フローであれば、マネジメント層に情報が届くのが数日かかっていたものが、出先からのレポートや契約書がデジタル化され、数字状況やステータスが迅速に反映、その結果マネジメント層への数字共有がリアルタイムに行われ、迅速な意思決定ができます。

また営業担当としても、わざわざ帰社し、残業をしながらレポートを書く事がなくなり、その場でレポートを記載し、帰宅するという生産性向上が実現できるという効果もあります。このようにタブレットを活用することで、組織の情報共有や意思決定のスピードを向上し、大きな生産性を実現するチャンスとなっています。

タブレット導入がうまくいかない理由とは?

タブレットを導入する事で、生産性の向上やコスト面、セキュリティ面といったメリットがあるのは前述のとおりですが、企業へと浸透していないのが現状です。導入に当たり、どのようなハードルがあるのでしょうか。考えられるハードルは3つです。

導入コストのハードル

タブレット導入によって組織の生産性を上げるためには、端末コスト、タブレットの通信コスト、共有システムの導入コスト、サーバーにファイルを管理するためのセキュリティコストやメンテナンスコストといった様々なコストが掛かります。

ラーニングのハードル

タブレット導入により既存のオペレーションのフローを大きく変えることになるため、既存オペレーションに慣れていて、変更に対して抵抗感を持つ方はどうしても出てきてしまいます。ラーニングできずに、生産性が逆に低下してしまっては本末転倒になってしまいます。

システム安定化のハードル

システム障害は様々な要因で起こりえます。またシステム障害が起き、システムが止まってしまうと業務も止まってしまうことがあります。未然には防ぎづらいポイントではありますが、定期的なメンテナンス、定期的なバックアップといった事でシステム障害による被害を最小限に抑えることが重要になります。

このようにタブレット導入には様々なハードルが存在しており、導入をなかなか進めることができない企業も存在しているようです。

解決策!タブレットを使ったペーパーレス化の上手な進め方

タブレットを活用しペーパーレス化を進めるに当たり、ハードルがあるのは前述のとおりです。ただ、ペーパーレス化を進めていく中で、紙の代替として利用できるタブレットの利用は間違いなく必要になります。それでは導入を進めていくにあたり、どのようにハードルを超えていけばよいのでしょうか。

1.マネジメント陣が積極的に取り入れる

新しいフローが導入されたとしてもマネジメント陣が、真剣に取り組まない。紙を使い続ける。昔の習慣のまま作業をしてしまうと、社内での浸透は難しくなります。マネジメント陣がリーダーシップを取り率先して取り組んでいくことが重要です。

2.ステップを踏んで導入する

多くのポイントを一気に変えてしまうと旧フローと新フローの認識が混在してしまい、現場が混乱をし、業務に関わる社員が多くのストレスを感じてしまなど、うまく浸透せず失敗してしまうことも少なくありません。

また有効性を実感している社員も少ないため、例えばプロジェクト単位や一部フローからの導入を行うことで社員に有効性を感じてもらうといったことも重要になります。更には一部の機能を無料で利用できるアプリケーションも利用できるため、段階的に導入し、有効性を実感しながら社員に関しても前向きに捉えてもらえるような仕掛けを作りながら進めていくのがおすすめです。

3.重要性を理解してもらうための勉強会やサポート体制

実績が出たとしても自分のチームで導入するのは不安に感じる社員の方も存在しているはずです。そういった不安に感じている社員の方々に対して、ペーパーレス化やデジタル化されたデータのパソコン活用、タブレット活用に対する理解をすすめるための勉強会や、サポート体制を明確に提示するなど不安感の払拭や理解を進めていく必要があるのです。

タブレットを活用したペーパーレス化は、上記のポイントを抑えながら導入を進めていく事が重要です。例えば、段階的に進めていく中で、外部の資料に関してはタブレットでの説明、社内説明用の資料やの最終チェック用に紙を利用するというような活用も考えられます。

ただし、確認用の資料や社内説明用の印刷で紙代、印刷代といった多くのコストがかかるのは、効率化やコスト削減を目指すペーパーレス化にとっては本末転倒です。

そこで、5回~10回も用紙を再利用できるペーパーリユースシステムLoopsを活用すれば、消せるブルートナーで印刷し、紙も再利用が可能に。さらには、消色時に文書をスキャンしてサーバーにもアップできます。紙と書類の電子化を効率よくすすめ、ペーパーレス化を段階的に進めることが可能となるのです。

コロナ以降、オフィスでの紙の使い方はどう変わる?

今回の緊急事態宣言によって、リモートワークを推奨し、オフィスへの出社を制限された企業も多いのではないでしょうか。またこのような状況の中で、紙を印刷し、記入する、共有するといった昔から当たり前のように存在していた作業も見直しが進んだのではないでしょうか。

例えば、経費精算の用紙自体もPDF化する、稟議もクラウドサービスで稟議を上げる、オンライン会議のため、資料もオンラインで共有する。ペーパーレス化が一気に進んだのではないかと感じる一方で、行政官庁やユーザーサイドのオンライン化が難しいサービスなど、まだまだ紙を利用しなければならない企業も存在しています。こういった紙を利用しなければならない企業や行政官庁などが、ペーパーレス化の目的である業務効率化やコスト削減に取り組んでいるかをLoopsStyle導入事例では紹介しています。
どのようなプロセスをペーパーレス化したのか。ペーパーリユースシステムLoopsの機能を活用し、どのようなコスト削減に取り組んだのか。事例を交えて紹介しているので、興味がある方はご覧になって下さい。

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