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[これからはじめる!] 働き方改革で求められる効率的なオフィス環境の作り方とは?

日本が直面している「少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少」や「育児、介護との両立による働き方のニーズ多様化」という課題に対して、働き方改革を国全体で推進しています。
今回は、働き方改革はどういうものなのか。どういう支援があり、どういう事が企業として求められているのかを紹介していきます。

目次
  1. 働き方改革とは?
  2. 実際に取り組んでいる働き方改革の内容
  3. 働き方改革への支援
  4. 働き方改革+これからのオフィスの在り方
  5. まずは業務の見直しから始めましょう

働き方改革とは?

今では、あらゆる所で耳にするワードである「働き方改革」
2018年6月29日に働き方改革法案が成立し、特に大企業を対象に2019年4月1日から法改正され順次施行されています。また2020年はコロナ禍で一気に働き方の見直しを迫られ、特にテレワークの活用に注目が集まりました。では国が提唱している働き方改革はどういうものでしょうか。

厚生労働省のHPでは、「働き方改革は、働く方の置かれた個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会を実現し、働く方一人ひとりがより良い将来の展望を持てるようにすることを目指しています。」と紹介されています。

日本では、「少子高齢化に伴う生産年齢の人口減少」「育児や介護など、働く方のニーズの 多様化」といった状況下、労働人口の減少という大きな問題を抱えています。労働力人口の減少による労働力不足を解消するために、様々なライフステージの人達の意欲や能力を発揮できるような労働環境づくりや、生産性の向上を実現する事が必要とされています。
そのような課題を打破するべく、総理が議長となり有識者を集めて実施された「働き方改革実現会議」において、「非正規雇用の処遇改善」「賃金引き上げ、労働生産性向上」「長時間労働の改善」「柔軟な働き方を実現する環境整備」などの9つの分野で具体的な方向性の議論を行い、平成29年3月28日に「働き方改革実行計画」がまとめられました。

この「働き方改革実行計画」にはロードマップも記されており、

・「非正規雇用の処遇改善」のための、同一労働同一賃金の法制度とガイドラインの整備

・「賃金引き上げ、労働生産性向上」のための、企業に対する賃上げの働きかけや取引条件改善や生産性向上のための設備投資費用の助成といった賃上げしやすい環境の整備

・「長時間労働の是正」のために、残業時間を原則月45時間かつ年360時間以内、繁忙期であっても時間外労働+休日労働が月100時間未満、2~6か月平均80時間以内にするなどの上限にするなどの罰則付きの時間外労働の上限規制の導入や健康で働きやすい職場環境の整備

・「柔軟な働き方がしやすい環境整備」のための、テレワークのガイドライン刷新と導入支援や副業兼業推進に向けたガイドライン策定

などの働き方改革関連法といった法律周りの改善を含む具体的な項目及びスケジュールがまとめられています。既に国がロードマップを定め、方向性を明示し、具体的に動き始めているのです。

実際に取り組んでいる働き方改革の内容

働き方改革のロードマップの中では具体的な打ち手が記載されています。
では企業はどのような対応を行っているのでしょうか。

従業員、労働者、働き手のライフステージによって求められる対応が異なりますが、企業が多く実施している対応としては、

・女性の活躍や出産後への会社復帰をサポートする育児休暇の整備

・介護や育児をサポートするための短時間勤務やフレックス制度の導入

・制度の活用や柔軟な働き方を実現するためのテレワークの推進

というような施策を実施している企業は多いようです。

女性の活躍や出産後への会社復帰をサポートする育児休暇の整備

育児休暇は以前より存在していた制度ですが、現在は特に男性の育児参画支援を重要視されています。例えば、出産育児休暇や子供の看護休暇といった休暇制度や、出産育児に専念し、育休を取得しやすくするために一定期間の給与を保証する企業も出てきています。

介護や育児をサポートするための短時間勤務やフレックス制度の導入

元々時短勤務と呼ばれるような短時間勤務は、小さい子供がいる女性従業員、労働者に向けた制度が中心でしたが、少子高齢化に伴い介護を中心とした男性も含めた制度を設けるといった施策を行っています。
また時間活用の複数のニーズに対応するために、複数の短時間勤務のバリエーションを用意したり、短時間勤務でもキャリアプランに基づいた業務分担を行う等、短時間勤務でも充実した働き方を実現するための施策を行っています。

制度の活用や柔軟な働き方を実現するためのテレワークの推進

テレワークの推進は今回のコロナ禍において大きく進みました。
Web会議システムや、在宅環境で社内インフラに接続できるシステム、勤怠管理、稟議申請をオンラインで完結させる等々。会社に出社することで対応してきたことの多くが、在宅勤務でも可能になり、朝の通勤時間がなくなり、生産性向上というメリットに繋げられた企業も多いのではないでしょうか。

上記のように働き方の多様なニーズに合わせるために、企業は様々な制度やシステムを導入し対応する必要性が増しているのです。

働き方改革への支援

企業は多様な働き方に対して様々な施策を行っていますが、国として成果に応じた助成金を用意し、取り組む企業をサポートしています。

1.働き方改革推進支援助成金

生産性を向上させ、労働時間削減や年次有給休暇促進に向けた環境整備などに取り組む中小企業事業主に対して、実施に要した費用の一部が助成されます。
支給対象となる取り組みとしては、研修や外部専門家のコンサル、労務管理用のソフトウェア導入やテレワーク用通信機器の導入などが含まれ、成果目標の達成状況に応じて経費の一部が支給されます。

2.業務改善助成金

中小企業・小規模事業者の生産性向上を支援し、事業場内で最も低い賃金(事業場内最低賃金)の引き上げを図るための制度。
生産性向上のための設備投資(機械設備、POS、RFIDシステムなどの導入)などを行い、事業場内最低賃金を定額以上引き上げた場合、設備投資などにかかった費用の一部が助成されます。

例えば、生産性向上に資する設備・機器の例として、

・POSやRFIDシステム導入による在庫管理の短縮

・リフト付き特殊車両の導入による送迎時間の短縮

・顧客、在庫、帳票管理システムの導入による業務の効率化

・専門家による業務フロー見直しによる顧客回転率の向上

といったものが挙げられます。

3.キャリアアップ助成金

有期契約労働者、短時間労働者、派遣労働者といったいわゆる非正規雇用労働者の企業内でのキャリアアップを促進するため、正社員化、処遇改善の取り組みを実施した事業主に対して助成する制度です。

このような雇用や業務支援、キャリアアップなどの様々な支援も国が用意してくれています。従業員、労働者の方の多様な働き方のニーズを実現するために国のサポートを利用しながら実現していくことも可能です。

働き方改革+これからのオフィスの在り方

働き方改革でも推奨されているテレワーク。今回のコロナ禍で、多くの企業がテレワークを経験することとなりました。

・生産性が変わらず、テレワークをベースにオフィスの見直しを図る企業

・コミュニケーションを重要視し、テレワークを必要最低限に抑える企業

など今後の対応方針は様々。通勤時間がなくなり、効率的に仕事を進められると感じられている一方で、テレワークの課題感であるコミュニケーションの重要性も浮き彫りになりました。例えば、

・会社のビジョンやミッション、方向性、戦略を共有、浸透

・チーム内でのお互いの理解を深め、信頼感を醸成し、チーム内での心理的安全の確保

・法務・人事・総務は組織課題の解決の糸口の把握

といったオフィスに出社することで生まれるコミュニケーションにより伝達・把握されていたものが、テレワーク環境下ではなかなか伝わらないという事象も起こっているようです。

では生産性の高い仕事を実現するためにどういう形のオフィスのあり方が理想なのでしょうか。多様化する働き方のニーズに対応するためには、

・従業員、社員が集まることができるオフィスをビジョン、ミッション、方向性の共有や組織における信頼感の醸成などを目的としたオフィス

・移動時間削減のための各エリアごとのオフィスやシェアオフィス

といった目的に合わせたオフィスの柔軟な対応も求められています。
今の多様な働き方を実現しながらも、テレワークによるデメリットを減らし、生産性を向上する。企業として取り組むべき重要なテーマとなりそうです。

まずは業務の見直しから始めましょう

では、柔軟な働き方や生産性の向上を実現するために企業としてどのようなことから取り組み始めるのが良いのでしょうか。重要なポイントは今までの業務内容、業務フローを把握し、目的別に整理していくことです。

例えば、無駄なコストを利用していないかという観点から見ると紙の利用にひも付き、対面で受渡しを行うことで、紙のコストだけではなくプロセスにも時間がかかっているということが多く存在しています。FAXでのコミュニケーションや資料チェックのための印刷といった業務に関しては、「FAX受信データのメール転送」「資料データ電子化」といったサービスで代替できるため、すぐに改善をすすめることが可能です。
一方で紙の利用をなくす事が難しい業務フローも存在していますので、紙と併用しながら効率的な業務改善を行っていくことが重要です。

ペーパーリユースシステムLoopsでは、業務の中で出てくる紙を「残す印刷」、「消す印刷」に使い分けて利用することが可能な仕組みとなっており、更にスキャンで書類を電子化したり、消せる印刷で印刷した用紙を再利用できるため、紙の消費を最小限に抑えることが可能です。

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