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再び注目されるペーパーレス化。企業が抱える紙問題と成功事例をご紹介

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)により、再度注目を集めることとなったペーパーレス化。テレワークが増えたことによって、IT化や紙の電子化により今までの業務プロセスを大きく変え、ペーパーレス化を推進することが必要となりました。
今回テレワークをきっかけとして、環境も含めてどのように変化していくかをご紹介します。

目次
  1. テレワーク環境下で進むペーパーレス化
  2. テレワーク導入が中々進まない企業が抱える『紙問題』とは
  3. 日本のペーパーレス化の歴史を振り返る
  4. ペーパーレス化による成功事例と新しいオフィスのあり方
  5. 紙の循環サイクルで無理なく紙を減らす方法

テレワーク環境下で進むペーパーレス化

今回のテレワークの導入は、準備期間も短かかったため、十分なIT化や文書化を進められず、テレワークを実施せざる負えなかった企業様もいらっしゃるのではないでしょうか。例えば、

①経費精算のために出社した
②対面でないと稟議フローが回らず、出社してフローを進めた
③紙で保存していた資料や帳簿を確認するために出社した

などの事象も散見されたのではないかと思います。

こういった中、注目をされているのがペーパーレス化の推進です。ペーパーレス化は、テレワークが主体となりつつあるニューノーマルな働き方に必要になってきています。
ペーパーレス化を実現することで、文書の保存や業務フロー、申請フローなどの社内規定が会社に行かなくても実現できるようになり、テレワークを推進するためには必要不可欠なピースとなっています。

テレワーク導入が中々進まない企業が抱える『紙問題』とは

企業の多くがテレワーク導入を進めていく中で問題となる「紙問題」とはどのようなものなのでしょうか。例えば、

1.業務上の必要な確認書類がデータ化されておらず、紙として保存されている
2.紙での申請・承認・押印が業務フロー上残っている
3.組織文化や思い込みの存在があり、紙が必要だと受け取られている

といったものが考えられます。

上記の1,2に関しては、ワークフローのツールやクラウド文書管理ツールなどを導入することにより解消できますが、3の企業スタンスに関係する問題に関しては、業務フローへの変革に対する姿勢が必要となる為、進まないのが現状です。
上記のような紙問題を解決するステップや取り組み方をガートナージャパンが発表しています。

3つの段階とは、

【1】テレワーク

各個人のパソコンで作業するレベルで使用する紙や文書(漏洩リスクが少ないもの)を複合機やスキャナーで電子化。メールやサーバーアクセスなどを利用し、紙の紛失等のリスクを減らし、作業レベルならテレワークが可能な状態にする。

【2】コラボレーション

①社内の各部門のプロセスに残っている紙帳票のワークフロー製品への変更
②工場や店舗での現場報告書類を電子化するために、タブレットを導入し、報告書類自体の電子化を行う。保管場所には検索やバージョン管理、タグ付けなどの文書管理機能を利用し管理
③チーム共有文書に対しても電子化。このフェーズに関しては、様々な情報が含まれる書類も含まれるため情報漏洩のリスクを鑑み紙と併用を行いながら電子化を行う。

【3】より複雑なプロセスへの対応

①広範囲のワークフローや文書管理に対しての既存ワークフロー製品の導入や、一部業務に合わせたカスタマイズ
②電子帳簿や、帳票、電子契約、電子請求といった製品やサービスの活用や電子帳簿保存法適用外の契約書について、プロバイダーによる簡単な電子契約書保管サービスの活用
③個人情報が含まれた申込書や契約書等で、かつ顧客や取引先が紙を用いている場合に対してより高度な機能群を有する製品の活用

といった3つの大きな流れで中期で考えた段階的な紙問題の解消を提唱しています。

日本のペーパーレス化の歴史を振り返る

2005年の「e-文書法」は、1998年に制定された電子帳簿保存法を改正し、今まで電子データとして作成されたデータの保存を対象としてきた法律を、紙をスキャナで取り込み、電子化して保存することが認められるようになりました。

ですが、業務上浸透しづらい制約が存在していたため、ペーパーレス化に大きくつながっていなかったのです。どのような制約が存在したのでしょうか。

①スキャナ保存できる対象が3万円未満という金額基準の存在

金額基準が制限される場合、例えば3万円未満の出張費用のスキャナ保存は可能な一方で、3万円を超える出張旅費はスキャナ保存出来ないということが起こります。
上記の事象が起きてしまうと、一部の出張旅費はスキャナ保存、一部は原本保存となるため業務の流れが複雑になってしまいます。

②紙文書を読み取る装置の問題

スキャナは原稿台と一体になったものに限定されていて、スマホで写真を取って、スキャナと同義にする事は認められていませんでした。

③電子署名が必要

スキャナ保存導入にあたっては、読み取りを実施した人の電子署名とタイムスタンプが必要になっていました。電子署名とは、文書作成者の身元の証明と内容の正しさを共に証明するものなのですが、導入コストが掛かり手続きが手間となっていました。

上記の3つに記載されている厳しい要件だったため、なかなか浸透しませんでした。
ただ、規制緩和が徐々に実施され、2015年金額上限が撤廃、金額に関わらず電子化が可能な上電子署名が不要に。2016年にはデジタルカメラやスマホ撮影による電子ファイルかも認められるようになりました。
こういった規制緩和などの背景から様々なソリューションが数多く出てきています。

例えば、ワークフローを管理する決済、稟議承認システム、クラウド型の文書管理システム、今まで紙ベースで入力していた申請を電子フォーム化するシステム、契約書などを電子化する電子契約システムが出てきており、提供されるソリューションも充実してきています。

現在では、ペーパーレス化する業務フローやポイントを決めることができれば、様々なソリューションを活用することができるのです。

ペーパーレス化による成功事例と新しいオフィスのあり方

こちらでは、ペーパーレス化の成功事例とペーパーレス化が実現するオフィスの在り方を見ていきます。
まず様々な成功事例から、ペーパーレス化の成功のポイントを紹介していきます。

①教職員の印刷資料を削減

学校では様々な授業プリントや宿題といった紙で資料を渡すことが多く、印刷コストが課題となっていました。そういった中で、まずは教職員の会議から紙資料をなくそうと、教職員に対してタブレット端末を配布。今まで紙で配布していた教職員の会議資料に関してもタブレットで配信。コスト削減やエコを実現しています。

②役員会議に対してペーパーレス会議システムを導入

とある企業では2年前からペーパーレス化を検討。会議に集中できるよう最新の資料がギリギリまでアップデートできるなどの工夫を凝らし、差し替えが頻発し、時間が多くかかっていた事務局のコストも削減。会議準備の工数50%削減や、年間40000枚などの印刷を削減。紙代を削減するなど大きなメリットを実現しています。

③削減計画で徐々に確認資料を削減。社員の意識徹底。

ある出版社では、原稿確認のための印刷が多く見られていましたが、コスト削減に向けた印刷抑制施策を導入。一定年数をかけて徐々に削減する計画を社内で勉強会を行うなどで徹底し、社員の意識を挙げ、経費削減を進めています。

上記のような成功事例から共通して言えるのが、

①活用しやすいツールの導入

スマホやタブレットのデバイス活用により、持ち運びができる利便性を備え、資料を随時確認できる環境を作り出す事。

②特定の会議に絞ってスモールスタート

例えば、役員会議のような紙を多く活用するような特定会議の資料に狙いを定め、テストケースとして実施し、利用した業務フローを他の会議体などにも広げていく事。

③全社員へのサポートや教育

全社員への紙のコスト意識の向上やサポートを実現することで役員だけではなく、全社員が紙利用に対する共通認識を持つ事。

という3つのポイントになっています。
今回の成功事例を実現してきた企業などのように、法制度や環境の改善に合わせて取り組みを継続的に行ってきた企業の中には、今回の新型コロナウイルス感染症(COVID-19)に伴うリモートワークをきっかけに、業務フローのペーパーレス化を大きく推進し、オフィスに出社しなくても業務が滞り無く進められる環境を作り上げる企業も増えてきました。
例えば、前述の紙問題を解消するステップ3.より複雑なプロセスへの対応を進め、ハンコなど、電子押印などを利用し極力減らすなどにより、契約書などの外部との連携が必要な事項さえリモートワークで対応できるように進めている企業などです。

こういった企業は、ペーパーレス化の影響を今の業務効率化の手段として捉えるだけではなく、リモートワークをニューノーマルと捉え、シェアオフィス化やフリーアドレスにより、オフィスを大きく削減。通勤費もなくすなど、ニューノーマルに合わせた企業の形を模索し始めています。ペーパーレス化はリモートワークをニューノーマルな働き方として実現するだけでなく、オフィスの在り方を変え、紙削減だけではない大きなコスト削減にもつながっているのです。

紙の循環サイクルで無理なく紙を減らす方法

先程は成功事例や新しいオフィスの在り方を紹介しました。
前述でご紹介したようなオフィス形態を実現するためには、現在紙の利用が発生している業務の紙の利用を最小限にするとともに、今重要な書類を保管する場所に関しても最小化していく必要があります。
まず取り組むポイントとして今紙を利用している業務の紙をいかに減少させることができるかが必要です。

東芝テックのペーパーリユースシステムLoopsでは、業務の中で出てくる紙を「残す印刷」、「消す印刷」それぞれで印刷をすることが出来ます。消す印刷を利用することで、1枚の紙を5回~10回利用することを可能としています。

それに伴い紙を使った方が効率のいい作業を、用紙使用量を気にすることなく実行できます。更には「消す印刷」を消色する際にはPDF化して保存することも可能となっています。

この技術により消す印刷は電子化し、保存。更には紙をリユースして活用する。必要なものだけ残す印刷を活用する。という循環サイクルを作り出し、大きく紙の利用量を削減することができるのです。

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