Loops Style ブログ環境のために役立つ、オフィスや紙の
トピックをお届けします。

  1. Loops Style ホーム
  2. Loops Style ブログ
  3. 環境にもやさしい社内の印刷コスト削減方法をご紹介
ペーパーレス

環境にもやさしい社内の印刷コスト削減方法をご紹介

経費のなかで、大きな割合を占める印刷コスト。印刷コストの削減は、どのオフィスにおいても、経費削減にまつわる大きな課題と言えます。当記事では、印刷機械の違いを整理し、印刷コストの削減に向けた方法をお伝えします。

目次
  1. どっちが最適?「プリンター」と「複合機」の違い
  2. 今日からできる、印刷コストを削減する方法
  3. ペーパーレス化の検討
  4. じつはこんなことも!印刷コスト削減にともなうメリット

どっちが最適?「プリンター」と「複合機」の違い

印刷コストを削減するためには、印刷機械の特徴を理解し、適切に使用することが大切です。おもに、オフィスで使用されている印刷機械には、「プリンター」と「複合機」があります。

プリンターの特徴は、プリントの出力に特化したプリント専用機(機械によってはコピーやスキャンも可能)です。さらに、プリンターには、トナーを使用するレーザープリンターと、インクを使用するインクジェットプリンターの2種があり、文書の印刷にはレーザープリンターが、写真など印刷にはインクジェットプリンターが適しています。

一方、複合機は、その名の通り、プリントの出力やコピー、スキャン、FAX(ファックス)などの複合的な機能が、一台に集約されています。複合機は、一台で何役もこなす機能性の高さから、多くのオフィスで導入されています。

プリンターと複合機のおもなメリットとデメリットについては、以下が挙げられます。

【プリンター】

・メリット
価格が低い、小型で軽量、消費電力が小さい、ランニングコストが安い
・デメリット
機能が限定的、セキュリティの充実度が低い

【複合機】

・メリット
多機能(プリント、コピー、スキャン、FAX、ホチキス留め等)、モバイルワークに対応、セキュリティが充実、機能が複合的で専用機ごとの保守管理費が削減できる
・デメリット
価格が高い、大型で重量、消費電力が大きい、ランニングコストが高い

プリンターと複合機、自社のワークフローに最適なのはどちらでしたか?
しかし、上記はあくまで、代表的なメリット・デメリットです。
例えば、ランニングコストは、使い方によって大きく変わります。また、オフィス機器は日進月歩で、高性能な機械が次々と誕生しており、思いがけずコスト削減を実現するものや、モバイルワークという時代のニーズに即したものなど、業務の効率化にあわせて多様化しています。

今日からできる、印刷コストを削減する方法

プリンターと複合機の特徴がわかったところで、印刷コストを削減する方法を考えてみましょう。印刷コストを削減する方法としては、以下が有効です。

印刷コストの把握

印刷コストを削減する上で欠かせないのが、現在かかっているコストの把握です。印刷機械ごとに、導入コストやランニングコスト、契約形態が違うため、注意が必要です。印刷機械メーカーのWEBサイトでは、各機械に則した印刷コストの算出方法が紹介されていますので、そちらを参考に印刷コストを計算してみましょう。

使用方法の見直し

以下のように、印刷の方法を見直すことでも、印刷コストの削減につながります。

①モノクロ(白黒)とカラーを使い分ける
モノクロ印刷とカラー印刷では、当然、カラー印刷のほうが一枚あたりのコストが割高です。カラー印刷が必要でない場面では、なるべく、モノクロ印刷を心がけるようにしましょう。

②両面印刷を活用する
印刷に使用する用紙の量が多くなればなるほど、印刷コストも増していきます。そこで、片面印刷から両面印刷に切り替えることで、使用する用紙の枚数を大幅にカット。用紙にかかるコストの削減が可能になります。片面印刷の必要性が低い場合は、両面印刷で対応することをおすすめします。

③ページ集約で印刷用紙を削減する
印刷の際、印刷の設定を「縮小」や「ページ集約」にすることでも、印刷用紙の削減が可能です。ただし、ページを縮小・集約して印刷すると、印刷物の文字が小さくなってしまい、書面の内容がわかりにくくなることもあります。わかりやすさを考慮した上で、印刷方法を選択するのがポイントです。

④インクやトナーを見直す
インクやトナーにかかる費用は、案外、侮れません。インクやトナーのコストを抑制する手段として、純正品のインクやトナーに比べて安価なリサイクル品や相互品の使用が挙げられます。しかし、リサイクル品や相互品は、印刷機械の故障やトラブルを招く可能性もあるため、商品を慎重に見極めることが必要です。

⑤印刷機械の再検討
印刷機械には、耐用年数や総印刷枚数といった寿命の目安があります。耐用年数が間近であれば、新たな印刷機械の購入やリースを検討することも一案です。最近では、省エネなどのコスト軽減はもちろん、印刷用紙を削減できるペーパーリユース(紙の再利用)が可能な複合機なども販売されています。

ペーパーレス化の検討

さて、ここまで、印刷コストを削減する方法をいくつかお伝えしてきましたが、印刷コストの抑制にもっとも効果的だと言われているのが、業務のペーパーレス化です。

ペーパーレス化は、総合的な経費抑制の観点からも注目を集めていましたが、昨今の新型コロナウイルスの影響によって、さまざまな企業がテレワークを導入したことに関連して、各所で業務のペーパーレス化が進んでいます。

以前の記事、知ってますか?ペーパーレス化のメリットとデメリットでもお伝えしている通り、ペーパーレス化は、大幅な印刷コストの削減が期待できます。
印刷代、用紙代、インクやトナー代などが削減できるほか、印刷用紙の保管庫の費用、書類を保護するクリアケース代などを低減することが可能です。加えて、ペーパーレス化には、業務の生産性向上、セキュリティの向上というメリットもあります。

しかし、一方で、デメリットも存在します。ペーパーレス化にともなうシステムの構築、タブレットなどのデバイスの導入など、新たな費用がかかります。また、業務上、紙の契約書類や重要資料をなくすことは難しく、完全なるペーパーレス化を実現するのは困難でもあります。

ペーパーレス化においては、コスト削減と業務に及ぼす影響のバランスを考慮した上で、推進していくことが望まれます。

じつはこんなことも!印刷コスト削減にともなうメリット

ところで、印刷コストの削減は、経費の抑制のほかにも、思わぬメリットがあるのをご存じでしょうか?じつは、印刷コストを削減することは、自然環境の保全という側面においても、利点となります。

以前の記事SDGs導入で企業価値向上につなげる3つのポイントと注意点で紹介した、「持続可能な開発目標(SDGs)」は、2015年に国連で採択されたことを受けて、いまや、世界共通の目標として掲げられています。

その内容はおもに、「環境を守っていくこと(環境保護)」「社会的に弱い立場の人も含め、一人ひとりの人権を尊重すること(社会的包摂)」「経済活動を通じて、富や価値を生み出していくこと(経済開発)」の3つ要素から成立しており、環境保護は、とくに、重要視されている事柄です。

印刷コストに影響を与える印刷用紙は、木材を原料として生産されています。そのため、紙の使用量を削減することは、木材伐採を抑制し、森林資源の保護に貢献します。さらには、紙の製造や運搬過程に由来するCO2排出量や、水の使用量の削減にも寄与します。
環境を保全し、自然と調和した持続可能な暮らしを実現するといった観点からも、印刷コストの削減が果たす役割は大きいのです。

東芝テックのハイブリッド複合機「Loops」は、ペーパーリユースシステムにより、同じ紙を5〜10回繰り返し使うことが可能です。これまで、複合機の難点とされていたランニングコストを大幅に抑え、印刷コスト削減と環境負荷軽減を実現しています。

アニメでわかる 紙をくり返し使って用紙削減!

人気記事

アニメでわかる 紙をくり返し使って用紙削減!