導入事例

TOPICS

• 用紙削減において既に考えられることは試しており、今後の削減率に限界を感じていた
• Loopsをショールームで実際に見て消色性能の高さと操作性の良さを実感
• 導入の結果、7割超えの用紙削減に成功。操作性が良かったことで、幅広い部署・職員に利用されている

長年、用紙の削減には様々な方法で取り組んでおり、これ以上の効果改善に限界を感じていた

環境部の業務内容と部署の目的を教えてください。

江戸川区役所の中で環境に関する業務を行っており、具体的には地球温暖化対策を区内の一事業者として推進する役割です。目標としては電気使用量、水道使用量、ガス使用量、庁用車燃料使用量、廃棄物排出量、コピー用紙購入量について、それぞれ5%の削減を掲げています。

用紙の削減について、今まで取り組まれてきたことや課題は何ですか？

紙は裏面利用、両面印刷の徹底に加えて、資料の内容によっては2人で1枚にするなど工夫をしてきました。
さらに印刷をする前に、データ化で代用できないかを検討することやタブレット利用の推奨など、紙の印刷については以前から職員の意識も高く、しっかり取り組んでいたことで紙の削減自体は進んでいました。
しかし、それ以上の大きな改善効果が見られず、その他の削減方法にも限界を感じていたため、さらに踏み込んだ改善方法がないか検討をしていました。

実際のLoopsを見てすぐに用紙の削減効果を実感。体験モニター実施で幅広く所内の理解を得た

Loopsを知ったきっかけは何ですか？

販売パートナーの株式会社エム・ビー・アイ（東京都中央区）さんから「印刷したものを消して、紙が何度も使える面白い商品がある」と紹介があり、一度ショールームで視察をしてみることになりました。実際に東芝テックのショールームでLoopsを見てみると、コピーの消色後の文字が読みやすく、消色装置の性能が高いことをまず実感しました。
視察をするまでは操作性や使い勝手を懸念していたのですが、操作方法は一般的な複合機と同じで、消色装置がきちんと紙を分けてくれる点が気に入りました。導入したとしても使いにくいと職員が利用してくれないので、その点を実機で見て懸念点を払拭できたことが良かったです。
その後、導入検討にあたって所内に周知をする必要があるため、3ヵ月間の体験モニター実施の提案を頂き、まずはテスト的に導入することになりました。

体験モニター実施時の反応はいかがでしたか？

とても好評で、使った人はみんな良いと言ってくれました。
体験モニター実施前は部内で「フリクションペンと同じ仕組みで文字が消えるので画期的」と言葉で説明しても、みんなイメージがわきませんでした。その後体験モニターで実際に使ってみると、紙の削減効果がわかりやすく目に見えて、操作性も良いため、すぐに紙削減の効果を実感してもらえました。

管理職からの「なぜLoopsで印刷していない？」という一言で部内での利用促進もスムーズに

導入はどのような流れで決まりましたか？

3ヵ月間の体験モニター実施で部内から幅広い理解が得られていたため、導入の決定はスムーズに進みました。上司に対して決裁を取る際にも、体験モニター実施の結果から活用イメージを具体的に説明することが出来ました。

購入判断の際に懸念点はありましたか？

費用対効果が懸念でした。
Loopsの紙削減効果は直感的にすぐ理解できました。ただし、いくら紙が削減できても経費が上がっては導入ができません。導入にあたって所内のプリンタートナー購入費、機器代、用紙消費など、条件を設定しトータルの経費で有効性が期待できる結果となり、正式な導入に至りました。

所内へのLoops導入はスムーズに進みましたか？

Loopsは環境部がメインで導入を進めましたが、文化共育部にも推薦をして2つの部署で利用をしていました。文化共育部は管理職の意識が高く、Loopsで印刷していない部内資料をもっていくと「なぜLoopsで印刷していなんだ？」と言われるような状況でした。このように管理職の理解があったことで文化共育部内での利用が一気に進みました。
環境部ではこの体験モニターの実施により、幅広い職員に利用経験があったことでスムーズに導入することが出来ました。
また体験モニター期間は環境部だけでなく、すべての部署に開放して体験してもらうという場を作って、幅広い職員に体験してもらえたことも良かったと思います。使い勝手は普通のコピー機と同じですから、操作を覚えるのに特に時間がかかることもありませんでした。

用紙削減効果は7割超え！職員のリユースに対する意識の向上など付随する効果も実感

導入後の効果について教えてください。

環境部と文化共育部でそれぞれ1台ずつ導入をしていますが、特にこの文化共育部の効果が大きく、7割以上も用紙の削減ができています。文化共育部は職員一人ひとりの意識が高いので新しい紙を入れることをなるべく抑えて、繰り返し消色して利用しているようです。業務内容によって削減率は異なりますが、環境部でも6割近くの削減ができており、目標達成に大きく貢献しています。

他には今まで大量に紙を廃棄することを気にしていた職員の心の痛みが取れた、という意見もありました。リサイクルはもちろん対応していますが、それでも使用した紙をリサイクルボックスにいれるのと、Loops消色装置にいれるのでは心の痛み方が違います。また再生紙は紙の削減効果はあっても、リサイクルに伴う物流のエネルギー消費がどうしても発生してしまいます。地球温暖化対策を推進する環境部として、紙に関する間接的なコスト含めて削減できていることで、リユースに対する職員の意識の向上にもつながっていると感じています。