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導入部門での用紙発注量が1/5以下と大幅に減少。シュレッダーにかかる時間も短縮され、お客様対応の時間が増えたことで業務効率化にも貢献

株式会社サカイ引越センター 様 [ 大阪府堺市 ] 事業内容:引越運送、引越付帯サービス業務
左から環境委員会 事務局 中原 さん/総務部 広報課 副主任 中西 さん/本社インターネット課 課長代理 杉田 さん
左から環境委員会 事務局 中原 さん/総務部 広報課 副主任 中西 さん/本社インターネット課 課長代理 杉田 さん
TOPICS

【導入前の課題】用紙削減の維持管理が年々困難になっていた。

環境委員会の業務内容と部署の役割を教えてください。

環境委員会は社内の環境に関連する業務と、ISO14001(環境マネジメントシステムに関する国際規格)の事務局を担当しています。当社はトラックを使用する運輸サービス業ですので自動車燃費の向上や、電気使用量の節減、廃棄物や、資材使用量の削減など環境対策に対する様々な目標管理を行っています。その中でレスペーパーの推進も目標の1つとして取り組みをつづけています。

用紙削減における課題は何ですか︖

お客様のお問い合わせが増えるにつれて用紙の使用量は増加し続けており、年々用紙削減の維持管理が難しくなっていました。両面印刷や集約印刷など、対応できることは全て行っている中で次の打ち手がなかなか見つからない状態が続いていました。

【Loops導入】体験モニターで用紙の新規発注量が減少したことを実感

Loopsを知ったきっかけは何ですか︖

先ほどの用紙の削減の取り組みとシュレッダー時間短縮という2つの課題を抱えていた時に、ISO審査員の方から用紙を再利用できる複合機のLoopsを紹介していただきました。その後に、東芝テックの営業担当者様から色々と相談させていただきました。社長も参加する環境委員会で実際に印刷した用紙を確認し検討を進め、体験モニターの実施が可能と聞いてテスト導入を行いました。

体験モニターでの社内の評判はいかがでしたか︖

体験モニター時は用紙を多く使う時期だったのですが、当社の業務フローにおいても用紙を再利用することで用紙の新規発注量を大幅に削減することができました。加えてシュレッダーにかける時間がなくなり、業務効率も上がりました。このように体験モニター時の社内の評判が良かったことで本導入に至りました。

本導入後のLoopsの利用ルールや、社内で推進するために工夫されていることはありますか︖

用紙を繰り返し使うと何回消色したかわかるように1回目、2回目という目印が出ますが、基本5回までは使用するというルールで運用しています。またスペースの都合上、消色装置は本体とは別の隣の部屋に置いているため、消色専用のトレイを置いてそれをそのまま消色装置に持っていく流れにしています。本社インターネット課では消色できるブルー印刷をメインにして、保存が必要な資料については黒で印刷するなど用途によって使い分けをしています。

複合機の切り替えは大変で、導入する側も使う側も正直手間ではあるのですが、Loopsは用紙の削減量が目に見えて効果がわかるので社内での理解や浸透も早かったと感じています。

Loops本体
Loops本体
ブルー印刷用専用トレイ
ブルー印刷用専用トレイ
Loops消色装置
Loops消色装置
環境委員会 事務局 中原 さん Loops導入担当者
環境委員会 事務局 中原 さん
Loops導入担当者
本社インターネット課 課長代理 杉田 さん Loops利用担当者
本社インターネット課 課長代理 杉田 さん
Loops利用担当者

【Loops利用】本社インターネット課ではシュレッダー作業の手間が多く、業務効率化したいと考えていた

本社インターネット課の業務内容と部署の役割を教えてください。

本社インターネット課は引越における訪問お見積りのアポイントを取ることが主な業務内容になります。 WEBサイトからの受注を、全てこの本社インターネット課で対応しています。

本社インターネット課の用紙削減における課題は何ですか︖

お客様からの問い合わせに対してPCに情報を入力していく作業があるのですが、場合によってはヒアリング内容を印刷データに手書きで追加していく事もあります。一旦書き込んだ内容を用紙からPDFに変換してPCに取り込み、各地域の担当者に共有してバトンタッチする流れになります。
多い時期には一日で1000枚程使用するので、用紙の削減は大きな課題になっていました。

再利用できない用紙は全てシュレッダーにかけるのですが、スペースの関係でシュレッダーは一気に処理できる大型のものではないため、どうしても時間がかかってしまいます。また静電気で紙がシュレッダーの上部にくっつくことでセンサーが反応してしまい、それを除去する作業など、とにかくシュレッダーについては問題が多く、社員からも改善して欲しいと意見が出ていました。

Loops導入後の本社インターネット課の業務フロー

【導入効果】用紙の新規発注量は1/5以下に減少。シュレッダー時間が大幅に短縮されたことで、業務効率化にも貢献

Loops導入後の効果を教えてください。

対象の部署における用紙の新規発注量は1/5程度と大幅に減少しています。現状ではLoopsを導入しているのは本社インターネット課のみなのでまだごく一部ですが、今後の用紙削減の打ち手として期待しています。

本社インターネット課では用紙の再利用が可能になったことでシュレッダーの作業時間が大きく減少しました。Loopsの消色装置は用紙を置いておくだけで自動で仕分けしてくれるので、これまでシュレッダー作業にかかっていた時間がわずか5分と大幅に短縮することが出来ました。手書きのメモもフリクションペンで書き込むと一緒に消色できるので、今までの業務フローを変える必要もありませんでした。

インターネット課はお電話の対応だからこそ、お一人お一人に丁寧に対応することが重要です。シュレッダー時間を短縮し、その分をお客様の対応に多く時間を使えるようになったことで受注の確率も上がる、という好循環が生まれてきています。当社としても生産性向上がテーマになっているので、用紙の削減に加えて時間短縮による業務効率化につながっている点は、Loops導入の大きなメリットになっていると感じています。

業務効率の改善

お客様の声

Loopsを使った後で、頭打ちになっていたレスペーパーの取り組みが大きく前進したと感じました。
Loopsは目に見える形での環境への配慮と業務効率化の両方に効果があると考えています。

インタビュー写真
サカイ引越センター本社
サカイ引越センター本社 大阪府堺市堺区石津北町56番地

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