Toshiba 東芝テック株式会社

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紙文書の利点とは何か!デジタルデータの優位点とは何か!
知らないと使い分けられないそれぞれの特長をあらためて考える。

紙文書イメージ

私たちは、なぜ紙を使い続けるのか。
そこには、紙ならではのメリットがあるはずです。
紙とデジタル、どちらが優れているかではなく、
目的別にそれぞれの特長をあらためて見直します。

業務効率化や環境負荷の低減といった観点から、「紙からデジタルへ」の流れが急速に進展してきました。その一方で、「やっぱり紙でないと」という声も根強いのも現実。なぜ「紙」なのでしょうか?目的別に見ていきます。

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[ 検索する ]

検索ならデジタル、と思いがちですが、書籍などでは必要な情報のあるページのイメージ、例えば「あのページには円グラフがあった」という記憶をもとに、目的の情報に素早くたどり着けることがあります。こんなふうに、比較的はっきりした記憶があるとき、紙文書での検索はスムーズです。

[ 閲覧する ]

新聞を順にめくっていくだけで、興味のある記事があるかないか、さほど迷わずに判断できます。さらに、見出を拾い読みするだけで、何が話題になっているかを直感的に理解できます。こうした閲覧性の良さは、紙の優位点のひとつです。

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[ 読む ]

大量のテキストを読み込むなら、紙文書の方が目が疲れなくていい、頭に入りやすいという声が多いようです。特に書籍などでは、「読む」というUX(User Experience・ユーザーエクスペリエンス)を追求した文字組のルールが活きているため、長文を快適に読むことができます。

[ 保存する ]

用紙やインクの劣化、破損や虫食いなど、紙文書には保存性に限界があります。その点、WordやExcelのデータや、紙文書をスキャンしてOCR(光学文字認識)処理をしたPDFなどは、保存性が良く、コンピュータで扱いやすいデータです。

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[ 引用する ]

素早く検索して、コピー&ペーストで引用完了。こうした活用には、デジタルデータの方が圧倒的に便利です。

[ アイデアワーク ]

思いつくままに文字や図を書いて、ぼんやりとしたイメージを具体化していく創造的作業は、気に入ったノートなどが向いています。
一方で、Wordのアウトライン表示は、項目ごとに関連することを書き出していって後から整理して長い文章を書くのに便利です。マインドマップなど、アイデアワークをサポートするアプリも数多くあるので、自分に合ったものを見つけて使いこなせばPCに向かっていきなりアイデアをまとめることもできます。

いかがでしたか?
紙 VS デジタル、どちらがいいかではなく、紙 + デジタルという発想で、それぞれの特性を活かして、目的や気分に合わせて使い分けることも大切なのではないでしょうか?