Toshiba 東芝テック株式会社

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知らずに推進すると思わぬ落とし穴が待っている、
ペーパーレスの知られざる落し穴とは?

ペーパーレスイメージ

オフィスのペーパーレス化が再び注目を集めています。文書や資料の印刷を行わずモニタ上で文書作成から閲覧までを完結するペーパーレス化は、確かにメリットも大きいのですが、実は落とし穴も潜んでします。

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確かにペーパーレスには数々のメリットが。

〈コスト削減〉

用紙代をはじめプリンターのランニングコスト、電気料金を抑制できます。また、書類の保管・廃棄などのコストも削減できます。

〈省スペース〉

文書保管のためのキャビネットや倉庫が不要、省スペース化が実現できます。個人のデスクまわりもスッキリきれいに。

〈検索性の向上〉

ファイル名やキーワード検索で、目的の文書を素早く見つけ出すことができます。この文書を元に、新しい文書も簡単に作成できます。

〈共有、配布が簡単〉

文書を複数人で閲覧・編集できます。また、メールなどを使って同時に複数人に配布することも簡単にできます。

〈保存性が高い〉

用紙代をはじめプリンターのランニングコスト、電気料金を抑制できます。また、書類の保管・廃棄などのコストも削減できます。

〈資源の節約〉

木材・パルプなどの資源の消費を抑制する意味でも、ペーパーレス化は重要です。また、CO2排出量の削減にも役立ちます。

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メリットばかりのように思えるペーパーレス化。
でも思わぬ落とし穴も。

デメリット1 作業効率が低下する!

ペーパーレス化を進めると、文書をモニタで確認することが増えます。モニタの大型化、デュアルモニタ化を同時に進めないと、作業効率が低下します。

デメリット2 創造的業務には向いていない!

単価が決まっている商品の見積書や契約書を作るなどの定型作業では、ペーパーレス化は容易です。でも、長文の資料を読み、内容を把握してから提案書をまとめるなどの創造的な作業には紙文書が向いています。

紙文書なら、
①文書を読みながら重要な部分をマーカーでチェックする。
②チェックした部分を読み返し、理解を深める。
③チェックした資料をもとに提案書をまとめる。

こうした作業がスムーズに進みます。

理想的とも思えるペーパーレスですが、モニタなどの環境整備も必要です。さらに、業務内容によっては、デジタル→紙→デジタルの柔軟な「行き来」が必要になることもあります。紙とデジタル、どちらがいい悪いでなく、上手な使い分けが重要です。