Toshiba 東芝テック株式会社

ムダをなくして、循環する未来へ。
Loopsとはじめる、これからのオフィス。

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紙をムダにすることは、森林資源をムダにすること。
オフィスでは紙をどんな用途に使っているのか、
再確認してみましょう。

森林イメージ

2015年の日本人一人あたりの紙・板紙*消費量は210.9kg。ベルギー、ドイツ、オーストリアなどに続いて堂々の世界第8位です。本や雑誌があまり売れていない、新聞を読む人が減っている、というのになぜ紙の消費量は減らないのでしょうか?

紙イメージ1

一人あたりの消費量が210.9kgといってもピンとこないかも知れません。これは、一般的なA4サイズのコピー用紙を積み重ねるとおよそ4.5mにもなるボリュームです。 一般家庭よりは多く紙を使うと思われるオフィスでの紙利用法を改めてみてみましょう。

[ コピー・プリント用紙 ]

社内の会議なら、モニターを使った会議で用紙の節約という考え方もありますが、お客様をお招きしての説明会や商談の場ではそうはいきません。手軽にメモをしていただき、持ち帰って説明用に使っていただくなどの用途では、やはり紙の資料が一番です。

[ FAX用紙 ]

受発注業務のインフラがFAXベースの場合、仕事の手順をそのままに電子化することがなかなか困難です。例えば発注書をFAXで受信して、基幹システムにデータを入力。そのデータを元にピッキングリストを印刷して、倉庫ではリストをチェックしながら商品を取りそろえる。こういった作業にはやはり紙の文書は欠かせません。

[ 帳票 ]

FAXや郵送などでやりとりしていた見積書や注文書などの帳票類を、EDI(電子データ交換)化に踏み切る企業も増えています。とはいえ、仕事の手順が大きく変わる、費用がかかるなどの理由から紙の帳票を使い続ける業種・業態も少なくありません。

[ ノート・メモ ]

ノートやメモ帳に単語や短い文章を書くのは、いかにスマホやタブレットが普及した現在といても、最も手軽な記録の残し方と言えます。お気に入りのノート・メモ帳と筆記用具があれば、やる気もグッと高まります。

[ 稟議書 ]

ボリュームはそれほどないにしても、稟議書はなかなかなくなりませんね。生産性向上のための改善策を問うアンケートなどでは、「稟議フローが冗長」などと指摘されるのですが。

なかなか減らすことは難しそうですね。そもそも、紙文書を活用することは、悪いことではありません。紙ならではの優れた特性はすてがたいものです。用紙を上手にリユースするワークフローがオフィスにあればいいのだと思います。

*板紙:段ボールやパッケージ用の厚紙