学校のペーパーレス化をLoopsでムリなく実現

オフィスのペーパーレス化は、40年に近い歴史を持っています。それと比較すると、教育現場のペーパーレス化はこれからの課題です。

もちろん、学校事務の電子化には予算が必要です。テストやドリル、学級通信などを一気に電子化するのも困難です。

そこで、ハイブリッド複合機Loops LP50シリーズの活用で、学校のペーパーレス化や業務の効率化がどこまで、どのような形でできるかを考えてみました。

　

［職員会議の時短とペーパーレス化］

A県立B高校では、職員会議の長時間化が問題になっていました。原因の一つは、会議の場で資料が配付されることでした。資料を読むことから始まるために、時間がかかっていたのです。

そこで、会議資料を早めにつくって共有フォルダに保管することにしました。会議の前々日の昼に、資料が共有フォルダにアップされ、これを各人がハイブリッド複合機Loops LP50シリーズを使って「消せるブルートナー」で印刷。質問事項を書き込むなど準備をした上で会議に臨むことで、効率的に議事が進行できるようになりました。資料への書き込みは、フリクションペンで。フリクションペンなら、「消せるブルートナー」同様に消すことができるからです。

会議が終了したら、消色装置Loops RD301で消色と同時に資料をスキャン。スキャンデータは各人のPCへ、用紙は繰り返して使用します。

　

［アンケートをスキャンして文書保管スペースを削減］

C市立D中学校では、生徒を対象に定期的に行っている「学校生活に関するアンケート」の保管場所不足が課題でした。生徒数は約500名、アンケート実施は年間5回。在校中の3年間＋1年間保管で、常時1万枚を保管する必要があります。

そこで、アンケートをハイブリッド複合機Loops LP50シリーズを使って「消せるブルートナー」で印刷。用紙を再利用できるよう、回答にはフリクションペンを利用することとしました。

回収したアンケートは、閲覧後、消色装置Loops RD301で消色と同時にスキャン。スキャンデータは、サーバーの所定のフォルダに保管する仕組みとしました。これによって、文書保管スペースの削減に成功しました。

　

［校務・業務の効率化にLoopsを］

E町立F小学校では、教職員一人ひとりが保管している紙文書が膨大になり、職員室が雑然とした雰囲気になっていました。文書の紛失や、情報漏えいの可能性もあるため、電子化を推進してきましたが、教職員の意識として資料を自分で持っていないと校務推進に不安を感じてしまうという面もありました。また、資料に書き込んだメモが、ノウハウとして重要だとの意見も根強くありました。

そこで、新しく作成する文書は基本的に電子的に保存することにしながらも、必要な期間、印刷して手元に保管できるよう、柔軟な運用を採用しました。

文書を手元に置きたい場合は、Loops LP50シリーズを使って「消せるブルートナー」で印刷。フリクションペンでメモを書き込み、一定期間後は消色装置Loops RD301で消色と同時に資料をスキャン。スキャンデータは、サーバーの個人用フォルダに保管する仕組みとしました。

　

いかがでしたか？

ハイブリッド複合機Loops LP50シリーズと消色装置Loops RD301を組み合わせることで、紙文書と電子文書のいいところをそれぞれ活かした運用と、用紙使用量削減が両立できます。

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