デジタル改革推進で、ついに行政手続きにおける押印が原則廃止に？

9月16日の菅内閣発足から間もない9月23日、総理大臣官邸において「デジタル改革関係閣僚会議」が開催されました。その席上、河野行革担当大臣が「行政のオンライン化・デジタル化を妨げるものの1つ」として押印を上げ、原則廃止する方針を示しました。 現在11,000件ほどある押印が必要な申請などの手続きのうち、印鑑証明が必要なもの、銀行印が必要なもの、契約書が必要なもの等を除いたいわゆる「ハンコを押しているだけのもの」については9月中に廃止し、また現在押印が必要とされている出勤簿や稟議書についても速やかにリモート化するよう求めました。

さらにこの河野大臣の「押印の原則廃止」方針を受け、菅総理も10月7日に同じく官邸において行われた「第1回規制改革推進会議」の席上、全省庁における全ての行政手続の見直し方針を近日中にまとめるよう要請しました。さらに民間どうしの手続についても、各種規制がデジタル化の障害とならないよう抜本的な見直しを行う意向を示しました。

「ハンコ廃止」が、ここに来て一気に加速しそうな状況となりました。

押印のためだけに出社、はもう不要！ハンコをそのままデジタル化する「電子印鑑」

政府がこうした方針を打ち出す以前から、千葉市や福岡市などのように「ハンコ廃止」に向けて動いてきた自治体もあります。また、民間企業においても金融業界や保険業界などを中心に、電子契約の採用などにより押印の必要性を再考する取り組みが続けられてきました。

とは言え、今回、新型コロナウイルスの影響でテレワークを求められたものの、押印のためやむを得ず出社した、という方も多かったのではないでしょうか。

そうした方にまずお勧めしたい対策が「電子印鑑」の採用です。「電子印鑑」は簡単に言えば印影をそのまま画像化したものです。その画像データを使用してMicrosoft Word、Microsoft Excel 、PDFなどのファイルに疑似的に押印できます。

例えば勤怠届をオンラインで決済する場合を考えてみましょう。ハンコ使用の場合、まずは部下が所定の申請書に記入し、メールで上司へと送付します。受信した上司は、申請書を出力して押印し、スキャナで画像化し部下にメールで返送します。

一方、電子印鑑の場合では、受信したファイルに直接押印して返信することができるため、処理効率はかなり向上します。社外からメールにアクセスできる環境が整っていれば、出社する必要もなくなります。

電子印鑑はフリーのソフトウェアでも作成することができます。また、よりデザイン性の高いものを作成できる有料のサービスもあります。印鑑の管理機能がなく、誰でも勝手に作成、押印できてしまうリスクもある反面、カンタンに始められるメリットがあります。従来の書式、承認プロセスをそのまま利用しながらリモートワークへの対応をお考えの方は導入を検討してみてはいかがでしょうか。

稟議書などの承認手続きをまるごとデジタル化。「ワークフローシステム」の導入で業務を効率化

さらに一歩進んで、一連の承認手続きを丸ごとデジタル化できる「ワークフローシステム」と呼ばれるソリューションも登場しています。

一方、ワークフローシステムでは、申請書の種類ごとに承認者を細かく規定することができるほか、承認までの進捗管理も容易です。また、承認された文書はシステム内に自動で保存されるため、処理後の書類の管理からも解放されます。

パッケージ版のほかクラウドサービスもあり、リモートワーク先から利用できるものもあります。また、中には文書管理システムの機能を併せ持つものもあり、既存のMicrosoft Word、Microsoft Excel、PDFなどの書式をそのまま利用できたり、過去の申請書を検索して一部を修正のうえ再利用できたりするものもあります。

導入に際しては現状のワークフローとデジタル化後のワークフローのすり合わせが必要になるなど少々の手間はかかりますが、将来のことを考えればその効果は絶大と言えるでしょう。

導入をお考えの場合には、まずは全社員が頻繁に利用する承認手続きなどから導入をお勧めします。

「電子契約」はハードルが高い？クラウドサービスなどの利用で簡単導入も？

これまで社内の業務を中心にお話ししてきましたが、ペーパーレス化・デジタル化は社外、B to Bの分野でも進んでいます。その一例が「電子契約」です。電子契約では契約書の製本や郵送にかかる費用が削減できるほか、契約時の印紙代も不要というメリットがあります。

2001年に施行された電子署名法により、電子契約の締結に際して「電子署名」が手書きの署名や押印と同等に通用する法的基盤が整備されました。ただし現状は厳格な認証の観点から、契約社どうしが同じシステムを利用する必要があるなど、導入へのハードルとなっています。

しかし、電子署名法の成立当時と違い、現在では電子メールやスマートフォンを使う方法、タブレット端末およびタッチペンを使用した直筆サインを使う方法など、さまざまな本人証明の手段が開発されています。今後、導入へのハードルは低くなっていくことでしょう。また、電子契約システムの中には、相手先に無償の簡易な契約システムを提供することで、企業間の電子契約が推し進められるようなものもあります。

以前の記事でご紹介したとおり、企業のデジタル化推進については行政による支援制度も存在します。

「スタッフ部門で進むデジタル化　行政が提供する支援制度2種」

「ピンチはチャンス」はよく耳にする言葉です。この機会に社内のペーパーレス化、デジタル化の進展を考えてみてはいかがでしょうか。

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