POSシステムによる在庫管理機能のメリットと課題

棚卸を行う際には、データ（帳簿）上の理論在庫と倉庫や店舗の実在庫を照合していく作業が発生します。

従来の棚卸では、在庫管理表などのリストをもとに、実際に目視で数えた実測値を記入し、PCへの入力・集計といった作業が発生していました。実在庫を数える際の記入ミスや、PCへの入力ミスが起こりやすく、集計作業に時間がかかることが難点です。

一方、POSシステムの棚卸機能では、データ上の数量に対して実測値を入力する方法、あるいは商品のバーコードを1点ずつスキャンしていく方法などにより実在庫の確認を行い、スピーディーに理論在庫との差異を把握できます。実在庫の数量のカウントミスも軽減されるでしょう。

また、理論在庫が規定の数量を下回ったら在庫切れリストに掲載される、あるいは自動的に通知が出されるといった機能も備えたPOSシステムも登場しています。

複数の店舗を運営している場合、商品を店舗間で移動させることがありますが、そうした局面でもPOSシステムは効率的に機能します。

Excelなどによる在庫管理を行っている場合や、在庫数がリアルタイムで反映されないシステムを使用している場合は、実際の在庫を確認して、他店には電話などで出庫依頼を出すことになるため、大きな手間がかかります。

一方、POSシステムで在庫の店舗間移動の依頼や処理を行えば、手間が省けるとともに、お客様からの要望に対して、もスピーディーに対応できるようになります。

在庫変動履歴機能は、在庫が移動した履歴が表示される機能です。

現在の商品ごとの在庫はもとより、倉庫へ入荷した日や数量、店舗へ移動した日や数量、あるいは販売した店舗や販売日、数量などの履歴を、時系列で確認できます。特定の商品の倉庫や店舗が保有するすべての在庫量の俯瞰なども可能です。

また、POSシステムは商品のロスが発生した際、ロスした商品や数量、原因などを登録するロス登録機能を備え、ロス履歴の表示や検索もできます。このようにPOSシステムで在庫の一元管理を行うと、理論在庫と実在庫の差異が発覚した際に、原因を速やかに特定できます。

発注機能は仕入れ先への発注内容を登録するための機能で、入荷担当者は入荷予定を事前に把握できます。また、出荷予定の商品情報を登録する出荷登録機能や、入荷履歴を検索する入荷一覧、出荷履歴を検索する出荷一覧といった機能なども備えます。

POSシステムの発注・入出荷機能によって、先のスケジュールを把握・共有できるため、入荷作業や出荷作業をスムーズに行えます。

一般的な在庫管理システムの多くは、商品の入荷や出荷、棚卸などの管理に機能が限定されています。そのため、店舗で販売した商品の数量を反映するには、別のシステムとの連携が求められます。また、システムによっては、入荷数や販売数などの手入力が必要です。

一方、POSシステムは倉庫への入荷や出荷、店舗での販売などのデータが自動で反映され、在庫の一元管理が可能。在庫管理にかかる負担を大幅に軽減できます。

本部で店舗間の在庫の調整を行うときや、各店舗で取り寄せたい商品があるときにも有効です。他店舗の在庫数を電話で確認する必要もなく、システム上で出庫依頼を完結できるなど、在庫の店舗間移動をスムーズに行えます。

POSシステムによって適正在庫を保つ体制を構築できることから、在庫の過不足を未然に防げるようになります。

在庫量が規定を下回ると通知される機能や、在庫切れリストに掲載される機能が備えられたシステムも登場しており、欠品の防止はもちろん、発注のタイミングが適正化されるため過剰在庫の抑制につながることもメリットです。

また、POSデータを活用した売上分析によって顧客の購買傾向を把握し、商品別に月ごとの販売数量の予測を立てて、発注を調整することも可能です。

在庫管理リストをもとに、倉庫などの実在庫を数える、その結果をあらためて事務所でPCに打ち込むなど、従来の棚卸は手間のかかる作業であり、少なくない人件費を要しました。

一方、POSシステムを導入すると、ハンディターミナルなどで商品ごとに実測値を入力していく、あるいは商品のバーコードをスキャンしていくだけで、自動で在庫集計がなされます。こうした業務効率化は棚卸に割かれる人件費の削減にも直結し、店舗運営の低コスト化を推進します。