クラウド型ストレージサービス Collastorage

場所を問わずにデータにアクセス

コラストレージは、クラウド上でデータを保存するストレージサービス。インターネットに繋がる環境があれば、社内でも、在宅勤務でも、外出中でも場所を問わずアクセスして、保存や共有や編集をすることができます。

外部のユーザーとも手軽にデータを共有

コラストレージのIDのないユーザーを、ゲストとして招待することができます。ゲストは指定された特定のフォルダやファイルの範囲で決められた権限の操作を行えます。
容量の大きなファイルを外部と共有するときや、社外パートナーと連携したプロジェクト進行時など、便利に活用ができます。

「ストレージサービスDrive」では、NASやファイルサーバーと同じフォルダ構成の画面で、慣れ親しんだ操作にて使い始めることができます。

• 専用のアプリケーションのインストールが必要になります。

同時に、多彩な機能を様々なデバイスから直感的に利用できる「Web UI」をご用意し、ニーズに応じた操作性を実現しています。

クラウドサービスのため、インターネットに繋がる回線とパソコンなどの端末があれば、すぐに利用を始められます。サーバーの購入や設定、導入後の管理などは必要ありません。
また、使いやすい操作性のため導入時の利用者への教育などが少なく、管理者の負担を減らします。

POINT 3

安心

国内テックメーカーの提供するクラウドサービスで安心のセキュリティとサポート体制

開発から運用、データセンターまでのすべてを日本国内に限定。お預かりするファイル・データが、国外には出ることはありません。
システム全体で高い水準の可用性とデータ保護機能、セキュリティを備えており、高い安全性と堅牢性、運用性を実現しています。社外の安心できるサービスにデータを保存しておくことは、地震や災害時に大切なデータを守るBCP対策としても有効です。

被害が拡大しているランサムウェアへの対策機能を強化

ランサムウェアとはマルウェアの一種です。感染するとコンピュータをロックしたり、ファイルを暗号化したりすることによって使用不能にしたのち、元に戻すことと引き換えに「身代金」を要求するメッセージ（ランサムノート）を表示します。また、感染してもすぐには攻撃せず、潜伏期間もあります。コラストレージは、マルウェア対策としてバックアップ機能を備えていましたが、さらにその機能を強化しました。

• 本機能をご利用するには、お客様による設定作業が必要になります。
  以下マニュアルの各ページを参照願います。
  01_コラストレージ 利用マニュアル サービス概要編 P12
  13_コラストレージ 利用マニュアル 操作編（管理者ユーザ詳細）「ロールとポリシー」 P10.37
  15_コラストレージ 利用マニュアル 操作編（管理者ユーザ詳細）「その他」 P48

柔軟な権限設定

アクセス許可項目を自由に組み合わせ、組織に合わせた権限管理を実現します。

• 任意のフォルダに対し任意の権限を付与
• 組織構造に合わせたグループで権限管理
• アクセス許可項目を自由に組み合わせ可能

特定フォルダに保存したファイルをAIが自動的に解析し、抽出された情報を基にフォルダ・ファイルを整理する機能です。

スマートフォルダに保存された見積書や請求書、契約書などの電子帳簿保存法に関わるファイルをAIで自動的に仕分けることが可能です。これにより仕分け作業が軽減できます。

ファイルを仕分ける際にAIによって自動的にタグを付けます。これにより、過去のドキュメントを容易に探すことができます。

• スマートフォルダ機能を使用する際には、プラスオプションが必要です。

コラストレージの簡単操作で、ドキュメントごとに「レビュー」「回覧」「承認」を依頼できる機能です。

レビュー　 - 社内外問わず、簡単に依頼可能！

書類の確認依頼は、社内の上司や取引先を選んで設定できます。上司からのフィードバックを受けて書類を修正し、その後取引先へ送ることも可能です。

回覧　 - 最大100人まで同時に確認依頼が可能！

イベントの参加確認などで、複数人へ同時に確認依頼ができます。コラストレージ上で返答状況が一目で分かるため、業務の効率化が図れます。また、取引先など社外の方への確認依頼も可能です。

承認　 - 承認にかかる時間を大幅に削減し、進捗管理も簡単！

各種書類の承認依頼は、コラストレージ上でドキュメントを選択し、承認者を指定するだけで完了します。誰が承認中かをコラストレージ上のタスク管理で簡単に把握できます。

• ドキュメントレビュー機能のご利用には、プラスオプションの申し込みが必要になります。

ご利用には､インターネット接続サービスおよびプロバイダとの契約が必要です｡

• 回線認証機能はNTT東日本・NTT西日本の「フレッツ 光ネクスト」「フレッツ 光ライト」「フレッツ 光ライトプラス」または光コラボレーション事業者がＮＴＴ東日本・NTT西日本より提供を受けた光アクセスサービスに限りご利用いただけます。

NASに保管しているデータをコラストレージ上で管理可能となるため、より強固なBCP（事業継続計画）対策を実現し、データの損失リスクを低減します。また、NASに保管したデータはコラストレージを通じて社内外で共有できるため、業務効率化やさまざま働き方の実現に貢献します。

災害時やシステム障害時のデータ保護を強化します。NASに保存されたデータは、定期的にコラストレージにバックアップされるため、万が一の場合でも迅速なデータ復旧が可能です。これにより、事業継続性を確保し、リスクを最小限に抑えることができます。

NASに保管したデータの社内外での共有が一層スムーズになり、リモートワークや外部パートナーとのコラボレーションが容易になります。NASとコラストレージのデータが同期されているので、いずれかに保存されたデータの変更があった場合、もう一方に保存されているデータも同期して変更されます。

• NAS連携ができる対象のNASは、アイ・オー・データ機器製のLAN DISKは、HDL2-Z10ATBシリーズのHDL2-Z10ATB02（2TBモデル）およびHDL2-Z10ATB04（4TBモデル）です。
• 対象のNASにストレージサービスドライブとLAN DISK CONNETをインストールする必要があります。

動画でわかる複合機連携

• e-STUDIO Plusモデルは複合機専用アプリケーション「e-BRIDGE Plus for Collastorage」は標準装備です。

複合機の操作からデータの保存・印刷

コラストレージと東芝テック複合機『e-STUDIO（イースタジオ）』を連携するオプションを用意しています。
パソコンを介さず複合機の操作だけで、直接スキャンデータを保存したり、コラストレージに保存されているデータを印刷することができます。

• スキャン、プリントそれぞれの機能で利用できるファイル形式に指定があります。

受信FAXの自動データ保存

受信したFAXをデータ化して、コラストレージに保存が可能です。
外出中で会社に戻る前や、テレワーク環境でもスピーディにFAXの確認ができます。

• FAXで利用できるファイル形式に指定があります。

Micorsoft365との連携で、共同編集による業務の効率化を推進できます。

コラストレージのWeb画面でMicrosoft Officeファイルを新規に作成して保存することが可能です。Microsoft Officeのデスクトップアプリでファイル作成し、アップロードする手間を省くことができます。

コラストレージのWeb画面で直接 Microsoft Officeファイルの編集ができるので、ダウンロードする手間が省けます。

コラストレージのWeb画面でMicrosoft Officeファイルの共同編集が可能です。編集した内容は即時に反映され、誰がファイルのどこを参照し、編集しているかが一目で判別可能です。 また、Web上で直接編集が可能になることで、PCのローカル環境など誰かが勝手にファイルを持ち出させないように管理者が権限設定をすることも可能で、情報漏えい対策にも安心です。

• 各プランは月額でのご提供となります（毎月1日〜月末）
• 20日までの申込みで、翌月1日からのご利用となります。20日以降の場合、翌々月1日からのご利用となります。
• 初年度は解約できません　2年目以降は更新・解約のお申し込みが必要となります。（2年目以降の解約は手続きより2ヶ月後となります。）
• プラスオフションの申し込みの際には、コラストレージの契約ID数分の申し込みが必要です。

改正電子帳簿保存法が施行され、宥恕措置も廃止になり、2024年1月以降、電子データで発行・受領したものはデータのまま保管することが義務化されました。

データ保管する際は「法律で定められた保存要件」を満たす必要があり、もし違反した場合には罰則を科せられるリスクもあります。

電子データの保存については、今回の改正で義務化され、厳格な対応が求められています。しかし、ファイルサーバーやNASなどのオンプレミスの環境で、長期間保存要件を満たし続けることは容易ではありません。

そこでおすすめなのが、コラストレージのような「電子帳簿保存法に対応可能なサービス」の利用です。本記事では、電子帳簿保存法の概要に触れたうえで、電子取引対応にコラストレージがおすすめの理由を紹介します。

• そもそも電子帳簿保存法とは
• 電子取引保存の2大要件
• コラストレージは「長期のデータ保存先」としても最適

電子帳簿保存法とは、国税（法人税・所得税）関係帳簿・書類の電子データ保存を認める法律です。
電子帳簿保存法では、文書をデータ保存する際のルールが大きく３つの保存区分毎に定められています。

　区分1.電子帳簿等保存
　→会計ソフトなどで電子的に作成した帳簿・書類のデータ保存を認めるもの

　区分2.スキャナ保存
　→紙で作成・受領した書類の画像データでの保存を認めるもの

　区分3.電子取引
　→メールなどで電子的にやり取りした取引情報のデータ保存を認めるもの

3つの保存区分のうち「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」への対応は任意であるのに対し、「電子取引」への対応は義務化されました。

電子帳簿保存法の対象は、すべての企業と個人事業主です。
電子帳簿保存法に則った適切な保存ができていなかった場合、追徴課税や青色申告の取り消しなどのリスクもあります。
特に2024年1月からは「電子取引」の対応が完全施行になり、法律に乗っ取った対応が必須になりました。

電子取引保存の2大要件として「真実性の確保」と「可視性の確保」が挙げられます。

当社のクラウド型ストレージサービス「コラストレージ」には、この2大要件を満たすための機能が備わっています。

真実性の確保では、データの改ざんや削除を防止することが求められています。
具体的な対応策として

などが認められています。
このうち事務処理規程の作成は、新たな機器やシステムの追加負担が少なく、おすすめの対応です。
国税庁のサイトに事務処理規程のサンプルが公開されているので、ぜひご活用ください。
さらに、コラストレージの「フォルダーごとのアクセス権限の設定」を利用することで、データの改ざんや削除を防止し、信頼性の高いデータの保存環境を提供します。

可視性の確保には、ディスプレイやマニュアルが用意されていることと共に、保存データを「取引年月日」「取引金額」「取引先」についてそれぞれか、またはいくつかの条件で検索できることも求められています。

この「一定の条件で検索できる状態」にすることを検索機能の確保といい、下記3つの検索要件が定められています。

コラストレージには「属性」の機能があり、取引年月日・取引金額・取引先などをファイルごとに登録することが可能です。
また、登録した属性による範囲を指定した検索や条件を組み合わせた検索も可能で、電子取引要件が求める検索も可能です。
この機能を利用することで、電子帳簿保存法の定める「検索機能の要件」を満たせます。

電子帳簿保存法における文書の保存期間は、法人で基本7年（最長10年）、個人事業主では原則5年（最長7年）と定められています。これだけの期間にわたり、電子帳簿保存法の要件を満たしたうえで適切に保管し続けなければなりません。

しかし、ハードの故障だけではなく、ランサムウェア感染などのセキュリティリスクも増えているのが現状です。

そのようななか、高い可用性とデータ保護機能、セキュリティを備えているコラストレージは、長期のデータ保存先としても優れています。

簡単操作・安心して使えるコラストレージの詳細が気になる方は、下記のボタンをクリックのうえお気軽にお問い合わせください。

コールセンター稼働日のご案内です。

【サポート受付時間】 9:00-17:00

＊Collastorageの問合せ先の電話番号は、ご契約者様宛のメール「新規申込完了／ご利用開始のご案内」に記載しています。
＊IT-GentleCareの問合せ先の電話番号は、サポートツール実行後画面に表示されます。

• コールセンター年間カレンダー

• ダウンロード：Collastorage 利用マニュアル