クラウド型ストレージサービス Collastorage

改正電子帳簿保存法が施行され、宥恕措置も廃止になり、2024年1月以降、電子データで発行・受領したものはデータのまま保管することが義務化されました。

データ保管する際は「法律で定められた保存要件」を満たす必要があり、もし違反した場合には罰則を科せられるリスクもあります。

電子データの保存については、今回の改正で義務化され、厳格な対応が求められています。しかし、ファイルサーバーやNASなどのオンプレミスの環境で、長期間保存要件を満たし続けることは容易ではありません。

そこでおすすめなのが、コラストレージのような「電子帳簿保存法に対応可能なサービス」の利用です。本記事では、電子帳簿保存法の概要に触れたうえで、電子取引対応にコラストレージがおすすめの理由を紹介します。

目次
1. 1|そもそも電子帳簿保存法とは
2. 2|電子取引保存の2大要件
   1. 2-1|要件1.真実性の確保
   2. 2-2|要件2.可視性の確保
3. 3|コラストレージは「長期のデータ保存先」としても最適

そもそも電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税（法人税・所得税）関係帳簿・書類の電子データ保存を認める法律です。

電子帳簿保存法では、文書をデータ保存する際のルールが大きく３つの保存区分毎に定められています。

3つの保存区分のうち「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」への対応は任意であるのに対し、「電子取引」への対応は義務化されました（※2023年12月末までの宥恕期間あり）。

つまり、2024年1月以降、電子的にやり取りした取引情報（Web請求書・Web領収書など）は紙ではなく電子データでの保存が必須となります。

	2023年12月末まで	2024年1月以降
電子帳簿等保存	任意	任意
スキャナ保存	任意	任意
電子取引	義務（宥恕措置）	義務

電子帳簿保存法の対象は、すべての企業と個人事業主です。

電子帳簿保存法に則った適切な保存ができていなかった場合、追徴課税や青色申告の取り消しなどのリスクもあります。

特に2024年1月からは「電子取引」の対応が完全施行になり、法律に乗っ取った対応が必須になります。

電子取引保存の2大要件

電子取引保存の2大要件として「真実性の確保」と「可視性の確保」が挙げられます。

1. 真実性の確保：データの改ざんや削除を防止すること
2. 可視性の確保：誰もがすぐに該当書類を確認でき、かつ明瞭な提示ができること

当社のクラウド型ストレージサービス「コラストレージ」には、この2大要件を満たすための機能が備わっています。

要件1真実性の確保

真実性の確保では、データの改ざんや削除を防止することが求められています。

具体的な対応策として

• 授受データへタイムスタンプを付与すること
• 社内で事務処理規程を作成して運用すること

などが認められています。

このうち事務処理規程の作成は、新たな機器やシステムの追加負担が少なく、おすすめの対応です。

国税庁のサイトに事務処理規程のサンプルが公開されているので、ぜひご活用ください。

さらに、コラストレージの「フォルダーごとのアクセス権限の設定」を利用することで、データの改ざんや削除を防止し、信頼性の高いデータの保存環境を提供します。

グループ名称	特徴	所属/役職	与えられる権限
電帳法管理者グループ	電子取引データの管理が行える専用ID	経理担当部長や課長	・プレビュー ・アップロード ・移動
電帳法_ユーザー	電子取引データを保存する利用者	・役員 ・各部署の社員	・プレビュー ・アップロード

要件2可視性の確保

可視性の確保には、ディスプレイやマニュアルが用意されていることと共に、保存データを「取引年月日」「取引金額」「取引先」についてそれぞれか、またはいくつかの条件で検索できることも求められています。

この「一定の条件で検索できる状態」にすることを検索機能の確保といい、下記3つの検索要件が定められています。

• 取引年月日・取引金額・取引先の3項目を検索条件として設定すること
• 取引年月日または取引金額の範囲指定により検索できること
• 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件で検索できること

コラストレージには「属性」の機能があり、取引年月日・取引金額・取引先などをファイルごとに登録することが可能です。

また、登録した属性による範囲を指定した検索や条件を組み合わせた検索も可能で、電子取引要件が求める検索も可能です。

この機能を利用することで、電子帳簿保存法の定める「検索機能の要件」を満たせます。

コラストレージで「取引年月日」「取引金額」「取引先」をファイルごとに登録するイメージ

コラストレージは「長期のデータ保存先」としても最適

電子帳簿保存法における文書の保存期間は、法人で基本7年（最長10年）、個人事業主では原則5年（最長7年）と定められています。これだけの期間にわたり、電子帳簿保存法の要件を満たしたうえで適切に保管し続けなければなりません。

しかし、ハードの故障だけではなく、ランサムウェア感染などのセキュリティリスクも増えているのが現状です。

そのようななか、高い可用性とデータ保護機能、セキュリティを備えているコラストレージは、長期のデータ保存先としても優れています。

簡単操作・安心して使えるコラストレージの詳細が気になる方は、下記のボタンをクリックのうえお気軽にお問い合わせください。